Kalenterin tärkeimmät toiminnot ovat:

Varauksen luominen

Klikkaa kalenterista sitä ajankohtaa, johon haluat tehdä varauksen ja valitse palvelu avautuvasta ikkunasta. Voit myös vetää haluamasi palvelun vasemman laidan pikavalikosta. Hae tai lisää asiakkaan tiedot ja/tai paina Tallenna.

Varauksen muuttaminen

Avaa varaus klikkaamalla. Voit muuttaa päivämäärää, kellonaikaa, palvelua, lisäpalveluita tai käyttäjää. Voit myös muuttaa varausta raahaamalla sitä kalenterissa. Voit myös käyttää Siirrä -painiketta, jolloin palvelu siirtyy vasempaan pikavalikkoon, josta se voidaan raahata uuteen paikkaan.

Maksun vastaanottaminen

Avaa varaus ja klikkaa Kassalle. Voit avata kassan myös kalenterinäkymän oikeasta yläreunasta ja valitsemalla sieltä Kassalle.

Tässä luvussa opit kaiken tarvittavan kalenterivarausten luomisesta ja hallitsemisesta.

Varausikkunassa voidaan tehdä seuraavia toimenpiteitä:

Voit etsiä olemassa olevan asiakkaan tietoja joko nimellä, sähköpostiosoitteella tai puhelinnumerolla.

💡Huom! Pelkkä nimi ei luo asiakaskorttia. Jos haluat lisätä uuden asiakkaan, täytyy nimen lisäksi täyttää ainakin puhelinnumero tai sähköpostiosoite -kenttä.

Email- ja tekstiviestimarkkinointilupa näyttävät onko asiakas hyväksynyt markkinointiluvat tehdessään varausta.

Kanta-asiakas -kohdasta voidaan merkitä kyseinen asiakas vakioasiakkaaksi sille käyttäjälle, jolla varaus sillä hetkellä on. Kanta-asiakkaan symboli on sydän.

Kuka tahansa -kohdasta nähdään, jos asiakas on valinnut nettiajanvarauksessa palvelun tekijäksi Kuka tahansa.

Voit lisätä varaukseen vaikutusajan klikkaamalla varausikkunassa olevaa Lisää vaikutusaika varaukseen. Tämä on hyödyllinen ominaisuus silloin, jos tiedetään etukäteen, että palvelussa on jokin tuote tai muu, minkä tulee antaa vaikuttaa. Vaikutusajan lisääminen luo tauon varauksen keskelle, johon toisen asiakkaan on mahdollista varata aika. Voit valita milloin vaikutusaika alkaa ja kuinka kauan se kestää.

Yhdistelmävaraus tarkoittaa kahden tai useamman palvelun yhdistelmää. Kaikki palvelut voidaan valita samalle tai useammalle eri käyttäjälle.

Voit aktivoida yhdistelmävarauksen menemällä Toimipiste > Tiedot > Nettiajanvarauksen asetukset ja klikkaamalla päälle Salli yhdistelmävaraus kalenterissa sekä Salli yhdistelmävaraus nettivarauksessa. Muista tallentaa.

Voit valita haluatko mahdollistaa yhdistelmävarauksen ainoastaan kalenterissa vai sekä kalenterissa että nettiajanvarauksessa.

💡 Huom! Jotta yhdistelmävaraus toimii nettiajanvarauksessa, tulee ottaa käyttöön päivitetty nettiajanvarausnäkymä. Uudessa näkymässä palvelukategorioilla ei ole kuvia kuten vanhassa nettiajanvarauksessa. Jos teillä on vielä vanha versio ajanvarauksesta käytössä, tulisi se päivittää uudempaan näkymään.

Mene kohtaan Toimipiste > Tiedot > Nettiajanvaraussivu.

Klikkaa painiketta "Päivitä Nettiajanvarauksesi".

Uuden nettiajanvarauksen käytöstä ei aiheudu lisäkustannuksia.

Lue lisää yhdistelmävarauksesta ja nettiajanvarauksen päivittämisestä tästä.

Ohjeet yhdistelmävarauksen tekemiseen:

3. Tämän jälkeen tulee valita käyttäjä eli kuka palvelun tekee. Voit tehdä yhdistelmävarauksen samalle henkilölle tai usealle eri henkilölle.

4. Jos haluat poistaa tai muuttaa varauksesta jotain yhdistelmävarauksen palvelua, valitse ensin oikea palvelu varausikkunan yläosasta ja sen jälkeen voit muuttaa päivämäärää, kellonaikaa, palvelua tai poistaa palvelun punaisesta rastista.

5. Yhdistelmävarauksen tunnistaa yhdistävästä palkista varauksen oikealla puolella. Jos yhdistelmävaraus on tehty samalle käyttäjälle, voit siirtää yhdistelmävarausta normaalisti, kuten muitakin varauksia. Jos yhdistelmävaraus on tehty eri käyttäjille, tulee ne siirtää aina erikseen kalenterissa.

6. Yhdistelmävaraukset ketjuttuvat toistensa perään automaattisesti. Jos haluat muodostaa tauon varausten väliin, klikkaa varauksen tiedoissa olevaa lukon kuvaa. Avoin lukko mahdollistaa aikojen muuttamisen siten, että molempia varauksen voidaan muokata. Tämän jälkeen voit liikuttaa varauksen osia myös raahaamalla.

Eri käyttäjille tehtyä yhdistelmävarausta voidaan liikuttaa, kuten normaalia kalenterivarausta.

​

7. Jos yhdistelmävaraus on tehty useammalle käyttäjälle, on kassalla tulon saajana aina myös se käyttäjä, joka palvelun on tehnyt.

Kalenterissa voidaan vastaanottaa maksuja kahdella tavalla:

Lue lisää Kassan käytöstä tästä.

Toistuvien varausten luominen on hyödyllistä, jos sinulla on tapahtumia, jotka toistuvat samaan aikaan joka viikko/päivä - esimerkiksi lounastauko. Kalenterin asetuksissa (kalenterin oikeassa yläkulmassa) tulee olla valittuna kohta Salli toistuvat varaukset.

Aloita toistuvan varauksen luominen lisäämällä haluamasi palvelu tai tauko kalenteriin ja klikkaa Toista tai lisää usealle. Voit toistaa tapahtuman niin monelle viikolle kuin haluat (max 52 viikkoa). Valitse haluamasi päivät ja ne käyttäjät, joille haluat tapahtuman toistaa.

Helpoin tapa ajanvarauksen estämiseksi on lisätä kalenteriin jokin varaus, kuten palvelu tai henkilökohtainen meno. Suosittelemme käyttämään Henkilökohtainen meno -kategorian tapahtumia tai luomaan kokonaan oman kategorian tähän tarkoitukseen, sillä muiden palveluiden käyttäminen vaikuttaa työaikojen tilastoihin.

Voit luoda myös resurssikäyttäjän estämään tiettyjen palveluiden varausmahdollisuuden. Lue ohje resurssikäyttäjän käyttöönottoon.

Voit muuttaa kalenterissa näkyviä palveluiden värejä, jotta ne erottuvat helposti toisistaan. Voit myös vaihtaa väriä käyttäjäkohtaisesti.

Seuraavat symbolit saattavat näkyä palveluiden kohdalla kalenterinäkymässä ja helpottavat sinua näkemään mitä kautta varaus on tehty tai onko se maksettu.

⭐️ Tähti - Varaus on tehty liikkeen oman nettiajanvarauslinkin kautta.

💜 Sydän - Asiakas on kyseisen käyttäjän kanta-asiakas.

🛏 Sänky - Tässä varauksessa on jokin resurssi valittuna.

€ - Varaus on maksettu.

↔️ Nuolet - Asiakas on valinnut nettiajanvarauksessa palvelun tekijäksi kuka tahansa.

➕ Plus-merkki - Varauksessa on lisäpalveluita.

💬 Puhekupla - Varauksessa on jotain lisätietoja.

🏷 Hintalappu - Varaus on tehty Markkinapaikan kautta.

Huom! Tämä merkintä ei kerro onko palvelu maksettu tai onko siitä veloitettu komissio.

Kalenteri-sivun oikeassa ylälaidassa on painikkeita, joita voidaan käyttää useisiin toimintoihin.

Näet kaikki kalenteriin tehdyt muutokset Historia-napin kautta. Suodattimien avulla voit löytää helpommin etsimäsi tiedon.

Voit etsiä hakutoiminnon avulla myös asiakkaan nimellä. Päivä-, viikko-, kuukausi- ja nuolinäppäimillä tai suoraan kalenterivalikosta voi valita halutun aikajakson.

Nuolinäppäimet suodattavat hakutulokset joko aakkosjärjestykseen tai ajanmukaiseen järjestykseen.

Voit vaihtaa kalenterin ulkonäköön liittyviä asetuksia ja löydät seuraavat toiminnot:

Kalenterin aikavälin kesto - Voit valita kalenterin aikavälin 10, 15, 20 tai 30 minuutin välein. Jos haluat muuttaa aikavälin alle 15 minuuttiin, tulee Toimipiste > Nettiajanvarauksen asetukset > Kalenterin aikajako olla myös muutettuna. 10, 20 ja 30min varaukset näyttävät edelleen samalta kalenterissasi, mutta tämä asetus kertoo lyhyimmän mahdollisen ajan, mikä sinun on mahdollista varata kalenteriisi.

Kalenterin päivänäkymän värit - Voit valita kalenterin päivämäärien alapuolella olevien käyttäjien nimien kohdalle joko kalenterin oletusvärit tai käyttäjäkohtaiset värit. Käyttäjäkohtaiset värit voivat helpottaa hahmottamista, jos liikkeessä on useita tekijöitä.

Aseta kalenterinäkymän alkamisaika - Tämä asetus näyttää ensimmäisen näkyvissä olevan kellonajan. Valittavana ovat kellonajat välillä 00:00 - 09:00.

Aseta kalenterinäkymän loppumisaika - Tämä asetus näyttää viimeisen näkyvissä olevan kellonajan. Valittavana ovat kellonajat välillä 16:00 - 24:00.

💡Huom! Kalenterin alkamis- ja loppumisajan muutokset eivät vaikuta työaikoihin!

Suosittelemme asettamaan kalenterin alkamis- ja loppumisajan vähintään tuntia pidemmäksi, kuin avoimet työaikasi.

Aseta kalenterin ruudukon tummuusaste - Tästä asetuksesta voit vaihtaa kalenterin tummuutta ja kontrastia. Valittavanasi on kolme vaihtoehtoa: oletus, tumma ja suuri kontrasti.

Näytä viikonloput kalenterissa - Voit valita haluatko näyttää lauantain ja sunnuntain viikko- ja kuukausinäkymässä.

Korosta työajat kalenterissa - Korostettu valinta näyttää työajat tummemmalla taustalla kalenterissa.

Salli toistuvat varaukset - Voit tehdä toistuvia varauksia kalenterivarauksessa, esimerkiksi luoda taukoja usealle viikolle.

Näytä päällekkäiset varaukset vierekkäin kalenterissa - Tässä asetuksessa päällekkäisten varausten väliin jää pieni rako.

Kalenterin vasemmalla puolella on pikavalikko, johon voidaan lisätä eniten käytettyjä palveluita. Pikavalikko nopeuttaa ajanvarauksen tekemistä, sillä sieltä voidaan vetää haluttu palvelu kalenteriin.

💡Huom! Kun palvelu vedetään pikavalikosta kalenteriin, palvelun kesto määräytyy Palvelulistan mukaisesti. Jos Käyttäjän palvelut -kohdassa palvelulle on valittu eri kesto, vaihtuu palvelun kestokin silloin, kun se pudotetaan kalenteriin.

Muokkaa -painikkeesta pääset tekemään muutoksia pikavalikkoon. Voit valita yhteensä 22 palvelua kalenterin pikavalikko-listaan. Valikkonimi näkyy palvelun nimen kohdalla ja sen pituus saa olla maksimissaan 14 merkkiä. Nuolinäppäimillä voi vaihtaa palveluiden järjestystä. Muista aina tallentaa painamalla oikealla puolella olevaa tallennuskuvaketta.

Voit poistaa tai lisätä palvelun pikavalikkoon klikkaamalla laatikkoa. Sininen merkintä kertoo, että palvelu näkyy pikavalikossa.