Joskus palvelut vaativat käyttöönsä henkilön lisäksi tietyn huoneen tai laitteen. Tätä varten Timmassa on resurssikalenteri, jonka avulla varmistetaan että esimerkiksi samaan hoitohuoneeseen ei tule tuplabuukkausta, vaikka kalenterissa jollakin olisi vielä vapaata aikaa.
Timmassa on mahdollista luoda myös resurssikäyttäjä, jonka avulla voit tarvittaessa rajata tiettyjä aikoja vain tietyille palveluille. Tämä on hyödyllinen silloin, jos haluat tarjota ilta-aikoja vain pitkiin värjäyspalveluihin ja blokata lyhyemmät leikkaus- ja parturipalvelut ilta-ajoista pois. Jos liikkeessä on useita käyttäjiä, suosittelemme jokaista käyttäjää tekemään oman resurssikäyttäjän, jotta resurssit eivät estä mahdollisia varauksia kollegoiden kalenterista.
Resurssin asettaminen ja lisääminen palvelulle
Resurssin luonti voi olla hyödyllinen niissä tapauksissa, jos liikkeessä on useita käyttäjiä ja esim. vain yksi tila/huone/laite, jota ei voi käyttää kerralla useampi henkilö.
Mene kohtaan Toimipiste > Resurssit ja klikkaa + -painiketta. Tämän voivat tehdä vain pääkäyttäjät.
Kirjoita resurssille nimi avautuvassa ikkunassa ja klikkaa Tallenna -nappulaa.
Mene kohtaan Palvelut > Käyttäjän palvelut ja valitse oikea resurssi käyttöön tarvittaville palveluille. Tämä onnistuu palvelun nimen oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta. Muista klikata tämän jälkeen sivun alalaidasta löytyvää Tallenna-nappulaa.
Toista sama kaikille käyttäjille, jotka käyttävät samaa resurssia.
Kun kaikki kohdat on tehty, resurssikalenteri on toiminnassa. Resurssikalenteri estää automaattisesti päällekkäiset varaukset resurssille nettivarauksesta.
Huom! Päällekkäisiä varauksia pystyy luomaan itse, mutta järjestelmä varoittaa siitä varausta tehdessä.
Saat resurssin varaustilanteen näkyviin kalenteriin klikkaamalla kalenterin yläpuolella olevaa sänky-painiketta. Resurssin varaukset näkyvät kalenterin taustalla tummennettuna.
Jos yrität luoda samalle ajankohdalle samaa resurssia käyttävää varausta, tulee varausikkunaan huomautus "Toisen resurssin päällä". Jos tämän jälkeen kuitenkin klikkaat Tallenna-nappulaa, varoittaa järjestelmä vielä kertaalleen päällekäisestä varauksesta resurssille. Jos klikkaat ok, luodaan varaus normaalisti.
Resurssien luominen useammalle huoneelle tai laitteelle
Timmassa on mahdollista luoda myös moniresursseja. Pääset asettamaan liikkeesi tarjoamien palveluiden käyttöön useamman kuin yhden vaihtoehtoisen huoneen tai laitteen eli resurssin. Kauan toivottu ominaisuus on erityisen hyödyllinen silloin, jos liikkeessäsi on useampia huoneita tai laitteita, jotka ovat useamman kuin yhden tekijän käytettävissä.
Voit asettaa Palvelut > Käyttäjän palvelut -välilehdellä esimerkiksi klassisen hieronnan vaatimaan resurssin "Iso huone" tai "Pieni huone" kaikille klassisia hierontoja tekeville käyttäjille. Jos klassinen hieronta varataan Isoon huoneeseen, on hieronta silti nettiajanvarauksessa edelleen saatavilla Pieneen huoneeseen muille käyttäjille
Mene kohtaan Toimipiste > Resurssit ja klikkaa + -painiketta. Tämän voivat tehdä vain pääkäyttäjät.
Luo resurssit, esimerkissä on luotuna "Iso huone" ja "Pieni huone".
Mene kohtaan Palvelut > Käyttäjän palvelut ja valitse oikeat resurssit käyttöön tarvittaville palveluille. Tämä onnistuu palvelun nimen oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta. Muista klikata tämän jälkeen sivun alalaidasta löytyvää Tallenna-nappulaa.
Toista sama kaikille käyttäjille, jotka käyttävät samaa resurssia.
Kun resurssit on asetettu päälle, toiseen huoneeseen tullessa ajanvaraus, voi toiseen edelleen tehdä varauksen.
Huom! Moniresurssi ei blokkaa molempia huoneita eli kauttaviiva tarkoittaa joko tai -valintaa. Toimintoa ei pysty hyödyntämään esimerkiksi ryhmä- tai parivarauksiin.
Resurssi- eli blokkikäyttäjän käyttöönotto
Timmassa on mahdollista luoda myös resurssikäyttäjä (kutsutaan myös nimellä blokkikäyttäjä), jonka avulla voit tarvittaessa rajata tiettyjä aikoja vain tietyille palveluille.
Tämä on hyödyllinen silloin, jos haluat tarjota ilta-aikoja vain pitkiin värjäyspalveluihin ja blokata lyhyemmät leikkaus- ja parturipalvelut ilta-ajoista pois.
Resurssikäyttäjän luominen:
Mene kohtaan Toimipiste > Käyttäjät ja klikkaa + -painiketta.
Luo ilmaiskäyttäjä haluamallasi nimellä, esimerkiksi "Blokkaus" tai "Resurssikäyttäjä". Klikkaa "ei kirjautumismahdollisuutta" ja laskutuksen maksutietoihin "ilmainen käyttäjä". Perustelu ilmaiselle käytölle -kohtaan voi kirjoittaa "Resurssi".
Piilota uusi resurssikäyttäjä Omat tiedot -sivulta kuvan mukaisesti.
Mene kohtaan Toimipiste > Resurssit ja luo resurssi haluamallasi nimellä esim. "Blokkaus".
Siirry kohtaan Palvelut > Käyttäjän palvelut ja valitse luomallesi resurssikäyttäjälle (esimerkkinä aiemmin luotu Blokkaus) Henkilökohtainen aika -kategoriasta yksi tauko sekä valitse siihen äsken luotu resurssi (blokkaus). Muista vaihtaa pudotusvalikosta käyttäjäksi luomasi resurssikäyttäjä. Voit valita minkä tahansa henkilökohtainen aika -kategorian palveluista. Tässä resurssi on linkitetty Työmeno-palveluun.
Vaihda Käyttäjän palvelut-välilehdellä omat palvelusi esiin pudotusvalikosta ja valitse sama resurssi (Blokkaus) niihin omiin palveluihin, jotka haluat estää tietyltä aikaväliltä.
Merkitse resurssikäyttäjän (Blokkaus) kalenteriin tauko/varaus sille aikavälille, jolloin haluat estää tietyt palvelut. Sänky-symboli kertoo aina, että resurssi on käytössä.
Pystyt halutessasi luomaan tauon jokaiselle päivälle samaan aikaan automaattisesti. Tämä toiminto löytyy klikkaamalla blokkaustaukoa tehdessä "Toista tai lisää usealle". Huomioithan, että tällöin kalenterin asetuksissa pitää olla päällä "Salli toistuvat varaukset".
Jos liikkeessä moni käyttäjä haluaa käyttää resurssikäyttäjää blokkaukseen, on helpoin tehdä kaikille omat resurssikäyttäjät.
Huom! Jos käytössäsi on moniresursseja, niin huomioittehan, että resurssiksi voi valita ainoastaan ehdoilla joko/tai eli kaikki resursseiksi valitut palvelut eivät ole blokattuina. Esim. alla olevassa kuvassa pöytä / sänky / huone, missä kautta viiva tarkoittaa siis joko/tai. Jos "pöytä" on varattuna, voi edelleen tulla varauksia "sänky"- ja "huone"- resurssin tarvitsevaan palveluun.
Mahtavaa! Nyt sinulla on kaikki asetukset kunnossa resurssien osalta! 🫶