Timman kassajärjestelmä on synkronoitu suoraan kalenteriisi nopeita maksuja, etukäteismaksuja, lahjakortteja ja raportteja varten. Maksuun vienti, laskun luominen, hyvitys sekä kassaan pano ja nosto ovat kassan perusominaisuuksia, jotka opastamme tässä artikkelissa.

Timman kassan käyttäminen tarkoittaa käytännössä sitä, että viet asiakkaan varauksesta tai kalenterin ostoskärry-painikkeesta tapahtumia maksuun ja luot asiakkaalle kuitin. Luodut kuitit näkyvät tuloissa ja raporteilla ja kuukausiraportit on helppo lähettää kirjanpitäjälle. Voit myös seurata Timmassa tilastoja, joilla voi seurata oman liiketoiminnan kehittymistä. Lisäksi kassaan sisältyy tuotehallinta.

Maksun vastaanottaminen kassassa on erittäin helppoa seuraavien vaiheiden avulla:

Klikkaa maksuun vietävää varausta kalenterista.

Klikkaa Kassalle oikeasta alakulmasta.

Lisää tarvittaessa tuotteita/palveluita kuitille kirjoittamalla osa palvelun/tuotteen nimestä tekstikenttään ja valitsemalla oikea tuote/palvelu. Voit käyttää myös laitteeseesi asennettua viivakoodinlukijaa, jos olet asettanut viivakoodit Tuotteet-sivulle.

Voit lisätä useamman tuotteen/palvelun klikkaamalla + -nappulaa. Tuote/palvelu kirjautuu sen käyttäjän myynniksi, jonka nimi on kohdassa "Käyttäjä (tulon saaja)". Palvelut kirjautuvat oletuksena tuloksi sille käyttäjälle, jonka kalenterissa varaus on. Tuotteet puolestaan kirjautuvat myynniksi sille käyttäjälle, joka on Tuotteet-sivulla merkitty tuotteen omistajaksi. On myös mahdollista lukita asetus niin, ettei tulonsaajaa pysty muokkaamaan. Silloin "Käyttäjä (tulon saaja)" -kenttä näkyy harmaana ja tulonsaajaa ei voi muokata. Jos tuotteelle ei ole asetettu omistajaa, silloin tulonsaajan voi vaihtaa kassalla.

Huom! Voit myös lisätä tietoja kuittiin. Valitse “lisää tietoja kuitille” ennen maksun hyväksymistä ja lisää haluamasi tiedot. Lisäämäsi tiedot näkyvät kuitilla.

Kun kuitilla on tarvittavat tuotteet ja palvelut, voit valita maksutavan. Valitse asiakkaan haluama maksutapa ja vahvista maksu oikeasta alakulmasta.

Oletuksena maksutapoina näkyvät kortti, käteinen, lahjakortti ja lasku. Valinnaiset maksutavat ovat palveluseteli, osamaksu ja MobilePay. Valinnaiset maksutavat täytyy aktivoida erikseen Toimipiste-sivulta kohdasta Kassa-asetukset.

Huom! Kaikki valinnaiset maksutavat ovat liikkeen omalla vastuulla hoitaa ja tarkistaa. Palveluseteliä, osamaksua ja MobilePayta ei saa integroitua suoraan Timmaan. Niitä käytettäessä tulot näkyvät raportilla oikeiden maksutapojen alla. Palvelusetelin kohdalla eri toimijoita ei pysty valitettavasti erittelemään (ePassi, Smartum jne.), vaan kaikki näkyvät Palveluseteli-maksutavan alla.

Jos asiakas haluaa esimerkiksi jaetun maksun, josta osa tulee käteisellä ja osa kortilla, valitse ensin maksutavaksi käteinen. Kirjoita tämän jälkeen kenttään käteisen summa, järjestelmä jakaa automaattisesti jäljelle jäävän summan kortille.

Klikkaa sitten oikean alakulman Vahvista maksu -nappulaa.

Kun maksu on vahvistettu, voit lähettää kuitin asiakkaallesi joko sähköpostitse, tekstiviestitse tai tulostaa kuitin. Kuitin vastaanottajan tiedot tulevat automaattisesti asiakastiedoista, mutta ovat muokattavissa ennen kuitin lähettämistä tai tulostamista.

Huomoithan, että tekstiviestikuitit veloitetaan per lähetetty viesti. Tekstiviestin hinta on 0,08€ / viesti. Voit lukea lisää tekstiviestilaskuista täältä. Mikäli lähetät kuitin tekstiviestitse, lähetetään se linkkinä, jota klikkaamalla kuitti aukeaa.

Kassaa käytetään yleisimmin kalenterivarauksen kautta. On kuitenkin tilanteita joissa maksu ei liity varaukseen, kuten walk-in asiakkaat, pelkän tuotteen ostajat tai lahjakorttimyynnit.

Klikkaa kassa -painiketta, eli ostoskärryn kuvaa kalenterin yläpuolelta.

Valitse Asiakas + kassalle, jos haluat lisätä asiakastietoja kuittiin. Osto kirjataan asiakkaan historiatietoihin. Valinnan jälkeen voit lisätä yhteystiedot ja jatkaa Kassalle.

Valitse Kassalle, jos asiakkaan tietoja ei ole tarpeen merkitä ostosta varten.

Lisää tuotteita/palveluita kuitille kirjoittamalla osa palvelun/tuotteen nimestä tekstikenttään ja valitsemalla oikea tuote/palvelu. Voit käyttää myös laitteeseesi asennettua viivakoodinlukijaa. Voit lisätä useamman tuotteen/palvelun klikkaamalla + -nappulaa.

Tuote/palvelu kirjautuu sen käyttäjän myynniksi, joka on valittuna kohdassa "Käyttäjä (tulon saaja)". Palvelut kirjautuvat oletuksena tuloksi sille käyttäjälle, jonka kalenterissa varaus on. Tuotteet kirjautuvat myynniksi sille käyttäjälle, joka on Tuotteet-valikossa merkitty tuotteen oletusomistajaksi.

Voit myydä lahjakortin klikkaamalla Myy lahjakortti -painiketta. Voit muuttaa lahjakortin hintaa hinta/kpl -kentässä. Lahjakortti ei oletuksena kirjaudu tässä vaiheessa kenenkään käyttäjän tuloksi, vaan se näkyy liikkeen tuloissa avoimena lahjakorttina. Kun lahjakortti käytetään, kirjautuu myynti normaalisti tuloksi samalla tavalla kuin muutkin tulot kassassa, mutta maksutapana on Lahjakortti.

Kun kuitilla on tarvittavat tuotteet ja palvelut, valitse asiakkaan haluama maksutapa ja vahvista maksu oikeasta alakulmasta.

Jos asiakas haluaa esimerkiksi jaetun maksun, josta osa maksetaan käteisellä ja osa kortilla, valitse ensin maksutavaksi käteinen. Kirjoita tämän jälkeen kenttään käteisen summa, järjestelmä jakaa automaattisesti jäljelle jäävän summan kortille.

Klikkaa sitten oikean alakulman Vahvista maksu -nappulaa.

Kun maksu on vahvistettu, voit lähettää kuitin asiakkaalle sähköpostitse, tekstiviestitse tai tulostaa kuitin. Jotta voit lähettää kuitin asiakkaalle sähköpostitse tai tekstiviestitse, pitää varauksella olla asiakkaan yhteystiedot täytettynä.

Voit luoda asiakkaalle laskun Timman kassan kautta. Laskun voi luoda suoraan varauksen kautta tai kalenterin ostoskärry-painikkeen kautta.

4. Lähetä lasku asiakkaalle sähköpostitse tai tekstiviestitse.

Huom! Timma ei peri asiakkaan laskuja, jos ne jäävät maksamatta. Tällaisessa tilanteessa suosittelemme olemaan yhteydessä perintätoimistoon. Suosittelemme ottamaan kaikki mahdolliset tiedot asiakkaasta ylös (mukaanlukien osoitetiedot), mikäli teette asiakkaalle laskun.

Välillä tulee tilanteita, jolloin sinun on suoritettava hyvitys tai korjattava kuitti. Tässä on ohjeet sen tekemiseen.

Jos tapahtuma on maksettu kalenterivarauksen kautta, etsi varaus ja avaa se.

Tässä tilanteessa asiakkaalle on vahingossa tehty kaksi kuittia, jolloin tulot ja kirjanpito heittävät, ellei hyvityskuittia tehdä. Näet kuitit vasemmasta yläkulmasta ja voit selata niitä klikkaamalla.

Jos tapahtuma on maksettu ilman kalenterivarausta, mene Tulot > Tulot -sivulle ja etsi oikea tulo ja avaa kuitti.

Klikkaa Tee hyvitys -painiketta hyvittääksesi kuitti ja vahvista painamalla Ok.

Jos asiakkaalle on pitänyt tehdä korjaus kuittiin tai maksutapaan ja haluat nyt luoda uuden maksun oikeilla tiedoissa, paina Uusi maksu -painiketta. Näet kaikki samaan maksuun liittyvät kuitit kuitin yläpuolella olevasta valikosta nuolinäppäimillä edeten.

Huomioithan, että hyvitykset ja uudet maksut kirjataan aina niiden suorituspäivänä. Aiempia kuitteja ei voi muokata tekemättä hyvitystä ensin ja luomatta sitten uutta maksutapahtumaa. Osahyvityksen tekeminen ei myöskään ole mahdollista.

Kassasta nosto ja kassaan pano tapahtuvat suoraan Timman kalenterista.

Klikkaa kassa -painiketta, eli ostoskärryn kuvaa kalenterin yläpuolelta.

Valitse oikea kassa ja valitse Nosto tai Pano.

Valitse käyttäjä kassalle sekä nostettava summa/kassaan laitettava summa. Tarvittaessa voit myös kirjata tapahtumalle selitteen. Tämän jälkeen tapahtuman voi vahvistaa ikkunan oikeasta alakulmasta.

Järjestelmä luo tapahtumasta kuitin, jonka voit tarvittaessa tulostaa normaalisti.

Jos sinun täytyy löytää joku tietty maksutapahtuma, parhain tapa löytää se on Tulot > Tulot -sivulta.

Voit joko suodattaa oikeat päivämäärät tai/ja käyttäjän löytääksesi maksun tai hakea hakukentässä kuitin numeron, asiakkaan nimen tai palvelun nimen avulla.