I denna artikel hittar du information om alla inställningar som påverkar en specifik användare. Inställningarna görs via två sidor; Mitt konto och Individuella inställningar under Tjänster.
1. Hur du redigerar din användarinformation
Gå in på Mitt konto > Information > Användarinformation
Information om dig, exempelvis kontaktinformation hittar du under Mitt konto > Information-fliken. Nästan alla användare kan redigera deras användarinformation. Det enda undantaget är användare utan login möjligheter.
Det är viktigt att din kontaktinformation är korrekt, eftersom vi skickar mejl och SMS baserat på denna information. Din kontaktinfo, som telefonnummer och mejl syns inte för kunder, men Beskrivning, Titel och Smeknamn syns i Onlinebokning och Timmas Marknadsplats. Om du har ett Organisationsnummer, som skiljer sig från salongens bör du även skriva in det.
2. Tilläggsinställningar
Gå in på Mitt konto > Information > Tilläggsinställningar
Tilläggsinställningar hittar du under Mitt konto – Information. Tilläggsinställningar påverkar huvudsakligen Onlinebokningen. Först kan du göra några val kring om och hur du vill få mejl från systemet vid bokningar. Om du vill få mejl till en annan adress än kontot du loggar in med, kan du ändra detta genom att välja Vidarebefordra e-post till annan adress och skriva in mejladressen du vill att mejl skickas till.
Tidsmagneter kan vara användbara om du inte vill att kunder bokar i mitten av lediga tider. Tidsmagneten begränsar vilka bokningsbara tider som visas i Onlinebokningen. Detta hjälper dig minska antalet luckor under arbetsdagen och låter dig styra din tid mer effektivt. Det finns tre olika tidsmagneter att välja mellan:
Tidsmagnet (lätt) tillåter Onlinebokning endast före eller efter en bokning, samt i början och slutet av dagen, givet luckan mellan två bokningar är mindre än 4 timmar.
Tidsmagnet (medium) tillåter Onlinebokning på dagar som redan har bokningar endast före eller efter en bokning, samt i början och slutet av dagen.
Tidsmagnet (sträng) tillåter Onlinebokning på dagar som har bokningar endast före eller efter en redan befintlig bokning.
Notera att för dagar utan bokningar visas alla lediga tider, och pauser likt lunch och egen tid räknas som bokningar för tidsmagneten.
Du kan också välja att aktivera Bokningsbekräftelse via SMS till kund vilket gör att varje gång en kund gör en bokning och anger sitt mobilnummer kommer personen att få en bokningsbekräftelse via SMS.
Detsamma gäller om du manuellt lägger in en bokning i kalendern och anger kundens mobilnummer.
Notera att varje SMS kostar 0,80 kr och faktureras i efterhand. För SMS-inställningar vänligen se vår artikel om detta här.
3. Hur du bestämmer arbetstider och semester
Arbetstider kan redigeras under tre olika sidor:
Arbetstider sidan (endast tillgänglig för administratörer)
Kalendern
Mitt Konto – Arbetstider.
Den sista är det bästa alternativet om du vill lägga till arbetstider för mer än några dagar. På denna sida kan du även lägga in semester och övriga frånvarotillfällen.
Du kan ställa in så att Arbetstider öppnas upp automatiskt. Detta betyder att systemet öppnar en ny dag för Onlinebokning vid midnatt. Du kan bestämma hur många dagar framåt din kalender är öppen.
Här är en steg för steg guide till automatiska arbetstider:
Gå in på Mitt konto > Arbetstider
Lägg ett generellt veckoschema i rutan "Arbetstider". Bestäm dina arbetstider från måndag till söndag. Du kan aktivera en specifik dag genom att trycka på knappen med dagens namn. Är knappen för dagen färgad i rött betyder det att den är stängd. Är knappen för dagen färgad i turkos betyder det att den är öppen och därmed bokningsbar för kund. Klicka sedan på spara för att spara dina inställningar.
Välj ”Skapa arbetstider automatiskt” och välj hur långt framåt i tiden din Onlinebokning skall vara öppen. Notera att automatiska arbetstider endast fungerar om ditt schema är samma varje vecka.
- Datumen i ”Skapa arbetstider” visar automatiskt dagarna som skulle öppnas av automatiska arbetstider. För att öppna tiderna välj spara.
Du kan även lägga in sjukskrivning, semester, eller ta bort bort arbetstider med ”Välj tidsperiodens typ”. För att lägga in ett schema där varannan vecka, jämna, eller ojämna veckor är olika välj ”Spara tider för” och välj alternativet du vill.
Exempel: Jämna veckor må-to, ojämna veckor Tis-Fre.
- Lägg arbetstider för jämna veckan (Arbetstider-rutan) – Spara – Välj Spara arbetstider för – Välj Jämna veckor – Spara
- Lägg arbetstider för ojämna veckan (Arbetstider-rutan) – Spara – Välj Spara arbetstider för – Välj Ojämna veckor - Spara
Kom ihåg att alltid spara efter varje steg!
Du kan även lägga in arbetstider manuellt på sidan under automatiska arbetstider. Detta gör du genom att klicka dagen du vill öppna så den byter färg från röd till turkos. Detta betyder att dagen är öppen. Bredvid dagens namn kan du välja tiderna för dagen. Kom ihåg att spara arbetstiderna innan du går vidare i kalendern med pilarna.
Tips! Arbetstiderna skapas baserat på Arbetstider-rutan. Det gör ditt arbete lättare om dessa stämmer överens med dina vanligaste arbetstider.
4. Hyrstolar och inställningar för kassaregister
Gå in på Mitt konto > Information >Användarinformation>ORG-Nummer
Val av kassaregister under Mitt konto – Användarinformation bestämmer till vilket företags rapporter och kontantkassa en användares försäljning går till.
Att lägga till en hyrstol är nästan samma process som en vanlig anställd, förutom att man måste lägga till Organisationsnummer under Mitt konto. Kom ihåg att spara!
Välj sedan det organisationsnummer du precis angivit (ditt egna) under Kassa. Avsluta genom att återigen spara dina ändringar.
Om Salongen använder en integrerad kortläsare och du vill lägga till en hyrstol till kortläsaren se Kortläsare-artikeln (Länk till artiklen). Utöver det kan du ändra mejladress för fakturering till något annat än din login mejladress om du själv betalar dina fakturor.
5. Individuella inställningar för tjänster
Gå in på Tjänster > Individuella Inställningar
Sista steget i inställningar för en användare är att bestämma vilka tjänster du vill att man kan boka. Detta kan göras via Tjänster – Individuella inställningar. Om salongen redan har en katalog med tjänster kan du välja de tjänster du vill att man ska kunna boka med dig genom att kryssa i Aktiv-rutan, på vänstra sidan av listan. Efter det kan du se över att inställningarna för tjänsten är rätt, dvs. priser, varaktighet, verkningstider mm.
Varaktighet för en tjänst är hur lång tid denna tjänst skall ta från kalendern, och För kunden hur lång bokningen är för kunden. Exempelvis om du erbjuder en tjänst som tar 45 minuter, men du behöver 15 minuter efter det för att städa kan du välja 60 min som varaktighet, och 45 min för kunden.
Om du har en tjänst som ger dig en möjlighet att ta en paus från den och betjäna en annan kund kan du lägga till en Verkningstid till tjänsten. Denna verkningstid kan t.ex. vara när färgen verkar under en färgning. Om du lägger till en Verkningstid behöver du även bestämma när denna tid börjar efter bokningens start på Verkningstidens start.
Förhoppningsvis kan du med hjälp av denna artikel ställa in de rätta inställningarna för dig! Har du några frågor så finns vi tillgängliga på supporten för dig! 🌟