Kundeskjemaer hjelper deg med å samle viktig informasjon fra kundene før deres besøk. Dette gir deg detaljene du trenger for å forberede og levere tjenesten din smidig.

Kundeskjemaer er en tilleggsfunksjon i Timma Pro. Du redigerer og justerer dem fritt etter eget ønske, og fakturering starter først når du begynner å sende skjemaene til kundene dine.

1. Velg en mal

Velg en passende skjemamal for å komme i gang.

2. Rediger og gjennomgang

Rediger skjemaets spørsmål og seksjoner slik du ønsker det om nødvendig. Du kan se hvordan skjemaet vil se ut for kunden din ved å forhåndsvise det.

3. Sett sendeinnstillinger og begynn å sende skjemaet

Velg hvor ofte skjemaet sendes, koble det til tjenestene dine, og begynn å sende det.

Skjemaer sendes alltid på e-post.

Hvis en kunde ikke fyller ut skjemaet før besøket

· Bestillingen er fortsatt gyldig

· Kunden kan fortsatt delta på bestillingen

· Hvis skjemaet ikke er fylt ut før besøket, sendes en automatisk påminnelse på e-post.

· Du kan også sende skjemaet på nytt til kunden din fra deres kundekort i Skjemaer-fanen.

For å komme i gang, gå til Mer > Kunde Skjemaer

Du vil se en liste over ferdiglagde skjema maler.

Du kan:

· Bruk en mal som den er

· Rediger den for å matche dine behov

Velg Rediger ved siden av en mal for å se og tilpasse den.

Hvert skjema har en navigasjons meny med disse seksjonene:

· Skjema 🔴 Ikke sendt

Skjemaet er ikke knyttet til noen tjenester og sendes ikke til kundene.

· Forhåndsvisning

Forhåndsvis hvordan skjemaet ser ut for kundene. Du kan forhåndsvise den når som helst.

· Skjemainnhold

Rediger spørsmålene og tekstmeldingene som vises til kundene.

· Innstillinger for sending

Velg når skjemaet sendes og hvilke tjenester det er tilknyttet. Når du har begynt å sende skjemaet, endres statusen automatisk til 🟢 Sendes automatisk .

Åpne fanen for skjemaets innhold for å redigere skjemaet.

Kun delen om hvorfor vi samler inn denne informasjonen må være synlig. Alle andre seksjoner kan skjules om ønskelig.

Denne delen forklarer hvorfor du ber kundene fylle ut skjemaet.

En mal tekst er vedlagt. Du kan redigere det fritt. I denne seksjonen er det en lenke til personvernerklæringen din som alltid synlig for kundene dine. Som nevnt kan ikke denne delen skjules.

Velg hvilke kontaktopplysninger kunden må oppgi når skjemaet fylles ut. Navn er alltid obligatorisk.

Bruk denne delen til å:

· Beskriv tjenesten

· Forklar kontraindikasjoner

· Del instruksjoner før eller etter behandling

Denne seksjonen inneholder spørsmålene kundene må svare på.

Alle spørsmål i skjemaet er obligatoriske.

Be kun om den informasjonen du trenger.

Det finnes to spørsmåls typer:

· Åpne spørsmål

Kundene kan skrive et åpent tekst svar.

Hold spørsmålene klare og korte slik at kundene vet hvordan de skal svare.

· Ja / Nei spørsmål

Kundene velger 'Ja' eller 'Nei'.

Hvis de velger Ja, vises et valgfritt tekstfelt for flere detaljer.

Kan du:

· Endre rekkefølgen på spørsmålene ved hjelp av pilknappene

· Skjul spørsmål du ikke trenger

For å legge til flere spørsmål - åpne et spørsmål nederst i seksjonen og rediger teksten eller spørsmåls typen.

Be om kundens samtykke til å ta bilder for dokumentasjon eller markedsføringsformål.

Denne seksjonen ber kunden bekrefte og samtykke til tjenesten basert på informasjonen i skjemaet. Du kan redigere det fritt.

Når skjemainnholdet ditt er klart, åpne fanen innstillinger for sending.

Du kan velge ett av disse alternativene:

· Ved første bestilling, gjenta én gang i året

Skjemaet sendes første gang kunden bestiller den valgte tjenesten.

Hvis det har gått mer enn 12 måneder siden kunden sist fylte ut et skjema, sendes det til dem igjen.

Dette alternativet fungerer godt når informasjonen endres sakte.

· Hver gang de bestiller

Skjemaet sendes hver gang kunden bestiller den valgte tjenesten.

Dette alternativet fungerer godt når du alltid trenger oppdatert informasjon.

Klikk på Velg tjenester for å velge hvilke tjenester skjemaet gjelder for.

Viktig:

· En tjeneste kan bare ha et skjema tilknyttet seg

· Et skjema kan sendes for flere tjenester

· Skjemaer fungerer også på kombobookinger. Hvis en kunde bestiller to tjenester som begge krever separate skjemaer, for eksempel avansert ansiktsbehandling og massasje, vil kunden motta to skjemaer å fylle ut; Avansert ansiktsbehandling og massasje.

Husk å klikke på Lagre forandringer.

Tidspunktet for utsendelse av skjemaer er fast og kan ikke endres.

· Hvis bestillingen starter om mer enn 1 uke

→ Skjemaet sendes én uke før bestillingen.

For eksempel bestiller kunden en behandling for 4 uker frem i tid. De vil motta skjemaet én uke før avtaletidspunktet.

· Hvis bestillingen starter om mindre enn 1 uke

→ Skjemaet sendes 15 minutter etter at bestillingen ble gjort.

Hvis skjemaet ikke fylles ut av kunden 24 timer før bestillingen starter, sendes en automatisk påminnelse på e-post til kunden.

For å begynne å sende skjemaet, Klikk på Start utsending i banneret øverst på siden.

Gå gjennom innstillingene og bekreft ved å klikke Ja, start utsending.

Skjemaet vil nå bli sendt automatisk på e-post når kundene bestiller de valgte tjenestene.

Merk!

Skjemaet vil ikke bli sendt til kunder som allerede har bestillinger i kalenderen din. Skjemaet vil kun bli sendt til bestillinger opprettet etter at du begynte å sende skjemaet.

Du kan nå se at statusen på skjemaet er oppdatert fra "Ikke sendt" til -> "Sender automatisk".

​

Du kan se skjemastatus, svar og administrere skjemahandlinger på to steder.

Åpne en bestilling fra kalenderen for å se:

· Om skjemaet er utfylt eller ikke

🟡 Ikke fullført eller 🟢 fullført

· Kundens svar, hvis skjemaet er fylt ut.

Klikk på skjemaet i bestillingsskjemaet for å se det utfylte skjemaet.

Gå til kundens kundekort > fanen Skjemaer for å se:

· Alle skjemaer sendt til og utfylt av kunden

· Tidligere skjemaer sendt til kunden

Skjemaene er synlige for alle teammedlemmer.

I fanen Skjemaer , klikk på ⋯ (tre-prikks) menyen ved siden av et skjema for å administrere flere handlinger:

· Skriv ut
Skriver ut skjemaet.

o Hvis skjemaet er fylt ut, skrives det utfylte skjemaet ut

o Hvis skjemaet ikke er fylt ut, skrives et tomt skjema ut. Du
kan også bruke dette alternativet for å lagre skjemaet som PDF, for eksempel hvis du vil sende det til kunden.

· Se bestilling
Åpner bestillingen skjemaet er knyttet til.

· Slett skjema
Sletter skjemaet.

· Send på nytt til kunden (kun tilgjengelig hvis skjemaet ikke er fylt ut)
Sender en ny invitasjonsmail til kunden umiddelbart.

Hvis du redigerer et skjema som allerede ¨Sender automatisk¨

· Endringer gjelder umiddelbart for skjemaet

· Allerede sendte, men ikke utfylte skjemaer oppdateres

· Allerede utfylte skjemaer endres ikke

Nederst under fanen Innstillinger for sending kan du tilbakestille til standard skjema mal.
Alle dine egendefinerte redigeringer av skjemainnholdet vil bli fjernet og erstattet med de opprinnelige mal tekstene.

Kundeskjemaer hjelper deg med å samle viktig informasjon fra kundene før deres besøk.

Du kan bruke skjemaer til å:

· Del tjeneste relatert informasjon på forhånd

· Samle inn preferanser og relevante helseopplysninger

· Forbered deg bedre til timen

· Spar tid under timen

Kundeskjemaer er laget for å erstatte papirskjemaer og manuelle spørreskjemaer før behandling.

Nei.

Kundeskjemaer er ikke en medisinsk journal eller pasient journalsystem.
Den er designet for informasjon før behandling og konsultasjons støtte.

Hvis virksomheten din er regulert som en helse leverandør, kan du være lovpålagt å bruke et medisinsk pasient journalsystem. Kundeskjemaer erstatter ikke disse systemene.

Hvis du er usikker på dine forpliktelser, sjekk med dine lokale myndighet eller juridisk rådgiver.

Bare du og teamet ditt kan se svarene i Timma Pro.

· Skjema svar er kun synlige inne i Timma Pro-kontoen din

· Kunder deler informasjon direkte med virksomheten din

· Timma-ansatte kan verken se eller få tilgang til skjemasvarene

Ja.

Kundeskjemaer følger sterke sikkerhets- og personvernregler:

· Skjema data lagres sikkert og krypteres

· Kun laget ditt kan få tilgang til informasjonen i Timma Pro

· Databehandling følger GDPR-kravene

Du er ansvarlig for kun å samle inn den informasjonen du faktisk trenger.

Ja.

Skjemaer sendes automatisk på e-post før besøket.
Kunder kan fylle dem ut på forhånd på sin foretrukne enhet, for eksempel på telefon eller PC.

Hvis skjemaet ikke er fylt ut før besøket, er bestillingen fortsatt gyldig. Du kan be kunden om å fylle ut skjemaet ved å sende det på nytt, for eksempel når de møter opp til avtalen.

Du kan sende skjemaet på nytt via kundens kundekort > skjemaer > "..." > Send på nytt til kunden

Ja.

Du kan inkludere samtykkeseksjoner, ansvarsfraskrivelser og bekreftelses spørsmål i skjemaene dine. Du kan redigere skjema malene etter dine behov.