Kom igång med kundformulär!

Kundformulär hjälper dig att samla in viktig information från kunderna före deras besök. Detta ger dig de uppgifter du behöver för att förbereda och tillhandahålla din service smidigt.

Kundformulär är en tilläggsfunktion i Timma Pro. Du redigerar och justerar dem fritt efter dina önskemål, och faktureringen börjar först när du börjar skicka formulären till dina kunder.

· Konfigurera kundformulär i 3 steg

· Vad är kundformulär?

· Skapa ett formulär

· Formulär status och navigering

· Redigera formulärets innehåll

· Sändningsinställningar

· När skickas formulären?

· Börja att skicka formulären

· Visa ifyllda formulär och formuläråtgärder

· Redigera ett formulär som redan skickats

· Återställ til standardformulär

· FAQ om kundformulär

Välj en önskad formulärmall för att komma igång.

2. Redigera och granska

Redigera formulärets frågor och avsnitt efter eget tycke om det behövs. Du kan se hur formuläret kommer att se ut för din kund genom att förhandsgranska det.

3. Se över inställningar för utskick och skicka ut formuläret

Välj hur ofta du önskar att formuläret skall skickas ut, koppla det till de berörda tjänster och börja att skicka ut enkäten.

Kundformulär är digitala formulär för att samla in viktig information från dina kunder inför deras besök. Formulär skickas automatiskt via e-post, och kunderna kan fylla i information så som hälsouppgifter, servicerelaterade frågor och samtycken före sitt besök.

Formulär skickas alltid via e-post. Om en kund inte fyller i formuläret före sitt besök så gäller följande:

· Bokningen är fortsatt giltig

· Kunden kan komma på sin behandling

· Om formuläret inte har fyllts i före besöket skickas ett automatiskt påminnelsemejl.

· Du kan också skicka formuläret igen till din kund från deras kundkort i fliken Formulär

För att komma igång, klicka på fliken Mer och sedan på Kundformulär. Där kommer du att se en lista med färdiga mallar.

Du kan:

· Använda en färdig mall som den är

· Redigera den så att den passar salongens behov

Klicka på Redigera till höger om en mall för att titta på den och justera den.

Varje formulär har en egen navigeringsmeny med dessa avsnitt:

· Formulär 🔴 Skickas ej

Forumläret är inte kopplad till någon tjänst och skickas inte till några kunder

· Förhandsgranska

Förhandsgranska hur formuläret ser ut för kunderna. Du kan förhandsgranska ett forumlär närsomhelst.

· Formulärets innehåll

Redigera frågorna och texterna som kommer att visas för dina kunder.

· Sändningsinställningar

Välj när ett formulär skall skickas och vilka tjänster den skall kopplas till.

När du har börjat skicka formuläret ändras statusen till 🟢 Skickas automatiskt.

Klicka på knappen Redigera till höger om ett formulär som du vill redigera. Då kommer du in till ”Formulärets innehåll”

Endast avsnittet ”Varför vi samlar in denna information måste vara synligt.” Alla andra avsnitt kan döljas om de inte behövs.

Varför samlar vi in denna information?

Det här avsnittet förklarar varför ni ber kunderna att fylla i formuläret.

En malltext finns tillgänglig. Ni kan redigera den fritt. I det här avsnittet är en länk till er integritetspolicy alltid synlig för era kunder. Som nämnts kan det här avsnittet inte döljas.

Kontaktinformation

Välj vilka kontaktuppgifter kunden måste ange när formuläret fylls i. Namn är alltid obligatoriskt.

Om tjänsten

Använd detta avsnitt för att:

· Beskriva tjänsten/behandlingen

· Förklara kontradikationer

· Informera om instruktioner gällande före eller eftervård.

Hälsodeklaration

Det här avsnittet innehåller de frågor kunderna måste besvara. Alla frågor i formuläret är obligatoriska. Be endast om den information du behöver. Det finns två typer av frågor:

· Öppen fråga

Kunderna kan skriva ett svar i fritext. Håll frågorna tydliga och korta så att kunderna förstår hur de skall svara.

Ja/ Nej fråga

Kuhnder kan välja ‘Ja’ eller ‘Nej’.

Om de väljer Ja visas ett valfritt textfält för ytterligare information.

Du kan:

· Ändra frågornas ordning med hjälp av pilknapparna

· Dölja frågor som du inte behöver

För att lägga till fler frågor, visa en fråga längst ner i avsnittet och redigera texten eller frågetypen.

Samtycke för foto

Be kunden om samtycke till att ta bilder för dokumentation eller marknadsföringsändamål.

Samtycke

I det här avsnittet ber vi kunden att bekräfta och samtycka till tjänsten baserat på informationen i formuläret. Du kan redigera det fritt.

När ditt formulärinnehåll är klart, klicka på fliken Sändningsinställningar.

Välj hur ofta formuläret skickas

Du kan välja ett av dessa alternativ:

· Första gången de bokar, upprepa en gång om året

Formuläret skickas första gången kunden bokar den valda tjänsten. Om det har gått mer än 12 månader sedan kunden senaste fyllde i ett formulär kommer det att skickas till dem igen. Det här är ett bra alternativ när informationen ändras långsamt.

· Varje gång de bokar

Formuläret skickas varje gång kunden bokar den valda tjänsten.

Det här alternativet fungerar bra när du alltid behöver aktuell information.

Välj tjänster

Klicka på knappen Välj tjänster för att välja vilka tjänster formuläret berör.

· Man kan endast koppla ett formulär till en tjänst

· Ett formulär kan skickas med flera tjänster

· Formulär fungerar även med multibokningar. Om en kund bokar två tjänster som båda kräver separata formulär, till exempel avancerad ansiktsbehandling och massage, får kunden två formulär att fylla i; ett avancerad ansiktsbehandlingsformulär och ett massageformulär.

Kom ihåg att klicka på Spara förändringar.

Tidpunkten för att skicka formuläret är fast och kan inte ändras.

· Om bokningen börjar om mer än 1 vecka

→ Formuläret skickas 1 vecka före bokningen.

Till exempel, om kunden bokar en behandling fyra veckor framåt i tiden, kommer de att få formuläret 1 vecka före bokad tid.

· Om bokningen börjar om mindre än 1 vecka

→ Formuläret skickas 15 minuter efter att bokningen gjordes.

Om formuläret inte fylls i av kunden 24 timmar innan bokningen startar skickas ett automatiskt påminnelsemejl till kunden.

För att börja skicka formuläret, klicka på Börja skicka i bannern högst upp på sidan.

Granska inställningarna och bekräfta genom att klicka på Ja, börja skicka.

Formuläret skickas nu automatiskt via e-post när kunder bokar de valda tjänsterna.

Obs! Formuläret skickas inte till kunder som redan har bokningar i din kalender. Formulär skickas endast till bokningar som skapats efter att du började skicka formuläret.

Du kan nu se att statusen på formuläret har uppdaterats från "Skickas inte" till -> "Skickar automatiskt".

Du kan se formulärstatus, svar och hantera formuläråtgärder på två ställen.

I din kalender

Klicka på en bokning från kalendern för att se:

· Huruvida formuläret är ifyllt eller inte

🟡 Inte ifyllt or 🟢 Ifyllt

· Kundens svar, om formuläret är ifyllt.

Klicka på formuläret i bokningsfönstret för att se det ifyllda formuläret.

I kundens kundkort

Klicka på fliken kunder, sök fram berörd kund och klicka därefter på formulär för att se:

· Alla formulär som har skickats till och har fyllts i av kunden

· Tidigare formulär som skickats till kunden

Formulären är synliga för alla användare.

På fliken Formulär klickar du på menyn ⋯ (tre punkter) bredvid ett formulär för att hantera ytterligare åtgärder:

· Skriv ut
Skriver ut formuläret

· Om formuläret är ifyllt skrivs det ut

· Om formuläret inte är ifyllt skrivs ett tomt formulär ut
Du kan också använda det här alternativet för att spara formuläret som en PDF, till exempel om du vill skicka det till kunden.

· Visa bokning
Öppnar bokningen som formuläret är kopplat till.

· Radera formulär
Raderar formuläret.

· Skicka igen till kunden (endast tillgänglig om formuläret inte har fyllts i)
Skickar omedelbart ett nytt e-postmeddelande till kunden.

Om du redigerar ett formulär som redan "Skickas automatiskt":

· Ändringarna gäller omedelbart för formuläret

· Redan skickade men ännu inte ifyllda formulär uppdateras

· Redan ifyllda formulär ändras inte

Längst ner på fliken Sändningsintällningar kan du återställa formuläret till standardmallen. Alla dina anpassade ändringar av formulärets innehåll kommer att tas bort och ersättas med de ursprungliga malltexterna.

Vad används kundformulär till?

Kundformulär hjälper dig att samla in viktig information från kunder inför deras besök.

Du kan använda formulär för:

· Dela tjänsterelaterad information i förväg

· Samla in preferenser och relevant hälsoinformation

· Förbered dig bättre inför behandlingen

· Spara tid under tiden som behandlingen äger rum

Kundformulär är utformade för att ersätta pappersformulär och manuella frågeformulär för behandling.

Är kundformulär likvärdigt som en medicinsk journal eller patientjournalsystem?

Nej.

Kundformulär är inte en medicinsk journal eller ett patientjournalsystem. Det är utformat för information före behandling och stöd med konsultationer. Om ditt företag är reglerat som en vårdgivare kan du vara lagligt skyldig att använda ett särskilt patientjournalsystem. Kundformulär ersätter inte dessa system.

Om du är osäker på dina skyldigheter, kontakta din lokala myndighet eller juridisk rådgivare.

Vem kan se informationen som kunderna skickar in med formuläret?

. Endast du och ditt team kan se svaren i formuläret i Timma Pro.

· Formulärsvar är endast synliga i ditt Timma Pro-konto

· Kunder delar information direkt med ditt företag

• Timma-anställda kan inte se eller komma åt formulärsvar

Är informationen säker?

Ja.

Kundformulär följer strikta säkerhets- och sekretessrutiner:

· Formulärdata lagras säkert och krypterat

· Endast ditt team har åtkomst till informationen i Timma Pro

· Datahantering följer GDPR-kraven

Du är ansvarig för att endast samla in den information du faktiskt behöver.

Kan kunder fylla i formulär innan de bokar?

Ja.

Formulär skickas automatiskt via e-post före besöket. Kunder kan fylla i dem i förväg på sin föredragna enhet, t.ex. på telefon eller bärbar dator. Om formuläret inte är ifyllt före besöket är bokningen fortfarande giltig. Du kan be kunden att fylla i formuläret genom att skicka det igen, t.ex. när de anländer till sin bokade tid. Du kan skicka formuläret igen via kundens kundkort > Formulär > "..." > Skicka igen till kund

Kan jag använda kundformulär för att samla in kunders samtycke?

Ja.

Du kan inkludera samtyckesavsnitt, ansvarsfriskrivningar och bekräftelsefrågor i dina formulär. Du kan redigera formulärmallarna efter dina behov.