Asiakaslomakkeet auttavat sinua keräämään tärkeää tietoa asiakkaalta ennen hänen käyntiään, jotta voit valmistautua ja toteuttaa palvelun mahdollisimman sujuvasti.
Asiakaslomakkeet ovat Timma Pron UUSI lisäominaisuus. Voit muokata ja kokeilla lomakkeita vapaasti – laskutus alkaa vasta, kun otat lomakkeiden lähettämisen käyttöön.
Asiakaslomakkeiden käyttöönotto 🥜
1. Valitse lomakepohja
Valitse sopiva lomakepohja aloituspisteeksi.
2. Muokkaa ja tarkista
Muokkaa kysymyksiä ja osioita tarpeidesi mukaan. Voit koska tahansa esikatsella lomaketta nähdäksesi, miltä se näyttää asiakkaalle.
3. Aseta lähetysasetukset ja aloita lähettäminen
Valitse, kuinka usein lomake lähetetään, mihin palveluihin se liitetään, ja ota lähettäminen käyttöön.
Mitä Asiakaslomakkeet ovat?
Asiakaslomakkeet ovat digitaalisia lomakkeita, joilla keräät asiakkaalta tärkeää tietoa ennen käyntiä.
Lomakkeet lähetetään automaattisesti sähköpostitse, ja asiakas voi täyttää esimerkiksi terveystietoja, palveluun liittyviä kysymyksiä ja suostumuksia etukäteen. Lomakkeet lähetetään aina sähköpostilla.
Jos asiakas ei täytä lomaketta ennen käyntiä:
Varaus on edelleen voimassa
Asiakas voi saapua normaalisti
Automaattinen muistutus lähetetään ennen käyntiä
Voit myös lähettää lomakkeen uudelleen Asiakaskortti → Lomakkeet -välilehdeltä
Lomakkeen käyttöönotto
Siirry kohtaan: Lisää → Asiakaslomakkeet
Näet listan valmiista lomakepohjista.
Voit:
Käyttää pohjaa sellaisenaan
Muokata pohjia omiin tarpeisiisi
Valitse Muokkaa avataksesi lomakkeen.
Lomakkeen tila ja valinnat
Lomakkeen yläreunan valikkokohdat:
Lomake 🔴 Ei lähetyksessä
Lomake ei ole liitetty palveluihin eikä sitä lähetetä asiakkaille.Esikatsele lomaketta
Näet, miltä lomake näyttää asiakkaalle.Lomakkeen sisältö
Muokkaa kysymyksiä ja tekstejä.Lähetysasetukset
Valitse lähetysaikataulu ja palvelut.
Kun aloitat lähettämisen, tila muuttuu: 🟢 Lähetetään automaattisesti
Lomakkeen sisällön muokkaaminen
Avaa Lomakkeen sisältö.
Ainoa pakollinen näkyvä osio on "Miksi keräämme näitä tietoja". Kaikki muut osiot voi tarvittaessa piilottaa.
Miksi keräämme näitä tietoja
Tässä kerrotaan asiakkaalle, miksi tietoja kysytään.
Osiossa näkyy aina linkki liikkeen tietosuojaselosteeseen.
Yhteystiedot
Valitse, mitä tietoja asiakkaan täytyy antaa. Nimi on aina pakollinen.
Palvelun kuvaus
Voit kertoa palvelusta, vasta-aiheista sekä ennen- ja jälkihoito-ohjeista.
Terveystiedot
Sisältää asiakkaan vastattavat kysymykset.
Kaikki kysymykset ovat pakollisia. Kysymystyypit:
Avoin kysymys
Kyllä/Ei-kysymys, jossa valinnan jälkeen voi avautua tarkennuskenttä.
Voit järjestellä, piilottaa tai asettaa lisäkysymyksiä.
Suostumus valokuviin
Pyydä asiakkaalta lupa ottaa kuvia dokumentointiin tai markkinointiin.
Suostumus
Asiakas vahvistaa ja hyväksyy palvelun edellytykset.
Lähetysasetusten määrittäminen
Avaa välilehti Lähetysasetukset.
Kuinka usein lomake lähetetään
Valitse jokin näistä:
Ensimmäisellä varauksella, kerran vuodessa
Lomake lähetetään automaattisesti, kun asiakas varaa kyseisen palvelun/palvelut ensimmäistä kertaa. Tämän jälkeen se lähetetään asiakkaalle kerran vuodessa, jos hän varaa kyseisen palvelun uudelleen.
Suosittelemme vaihtoehtoa, kun tarvitset asiakkaan tiedot vain kerran vuodessa
Jokaisella varauksella
Lomake lähetetään asiakkaalle automaattisesti joka kerta, kun kyseinen palvelu varataan.
Suosittelemme vaihtoehtoa, jos tarvitset asiakkaastasi aina uusimmat tiedot.
Valitse palvelut
Valitse, mihin palveluihin lomake liitetään.
Tärkeää❗️
Palvelulla voi olla vain yksi lomake
Yksi lomake voi olla liitettynä useaan palveluun
Asiakaslomakkeet toimivat myös Yhdistelmävarauksiin, jos asiakas varaa 2 palvelua joilla on eri lomakkeet, asiakas saa molemmat lomakkeet täytettäväkseen.
Muista tallentaa muutokset.
Milloin lomake lähetetään?
Lähetysajankohta on ennalta määritetty:
Jos varaukseen on yli viikko
→ lomake lähetetään viikko ennen aikaaEsim. Asiakas varaa ajan neljän viikon päähän. Asiakas vastaanottaa lomakkeen viikko ennen ajanvarauksen alkua.
Jos varaukseen on alle viikko
→ lomake lähetetään noin 15 minuuttia varauksen tekemisen jälkeen
Jos lomaketta ei ole täytetty 24 h ennen aikaa, asiakkaalle lähtee automaattinen muistutus.
Miten lomake aktivoidaan lähetettäväksi?
Klikkaa Aloita lähettäminen sivun ylälaidasta.
Vahvista valitsemalla Kyllä, aloita lähettäminen.
Huom❗️
Lomakkeita ei lähetetä jo olemassa oleviin varauksiin — vain varauksiin, jotka luodaan sen jälkeen, kun lomakkeen lähetys on otettu käyttöön.
Täytettyjen lomakkeiden tarkastelu ja hallinta
Voit tarkastella lomakkeen tilaa, vastauksia ja hallita lomakkeen toimintoja kahdessa paikassa.
Kalenterissa
Avaa varaus kalenterista:
Näet onko lomake 🟡 Ei täytetty / 🟢 Täytetty)
Lomakkeen vastaukset, jos asiakas on vastannut
Asiakaskortilla
Asiakkaat → Lomakkeet
Näet:
Kaikki asiakkaalle lähetetyt ja täytetyt lomakkeet
Aiemmat lomakkeet
Pääset täältä myös asiakkaan lomakkeen lisätoimintoihin ⋯ (kolme pistettä) -valikosta
Tulosta
Tulostaa lomakkeen.
Jos lomake on täytetty, täytetty lomake tulostetaan.
Jos lomaketta ei ole täytetty, tulostetaan tyhjä lomake. Voit myös käyttää tätä vaihtoehtoa lomakkeen tallentamiseen PDF-tiedostona, esimerkiksi jos haluat lähettää sen asiakkaalle.
Näytä varaus
Avaa varauksen, johon lomake on liitetty.
Poista lomake
Poistaa lomakkeen.
Lähetä uudelleen asiakkaalle
Lähettää uuden kutsuviestin asiakkaalle välittömästi.
Käytettävissä vain, jos lomaketta ei ole täytetty
Lomakkeen muokkaaminen, kun se on käytössä
Jos muokkaat jo käytössä (lähetetään automaattisesti -tilassa) olevaa lomaketta:
Muutokset tulevat voimaan heti
Jo lähetetyt, mutta täyttämättömät lomakkeet päivittyvät
Jo täytetyt lomakkeet eivät muutu
Lomakepohjan palauttaminen oletusasetuksiin
Lähetysasetukset-välilehden alaosassa voit palauttaa lomakkeen alkuperäiseen oletuslomakepohjaan.
Kaikki lomakkeen sisältöön tekemäsi muokkaukset poistetaan ja korvataan alkuperäisillä oletusteksteillä.
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
Mihin Asiakaslomakkeita käytetään?
Tiedon keräämiseen ennen käyntiä
Valmistautumiseen ja ajan säästämiseen
Palveluun liittyvän informaation jakamiseen
Paperilomakkeiden korvaamiseen
Onko Asiakaslomakkeet potilastietojärjestelmä?
Ei.
Asiakaslomakkeet eivät ole potilastietojärjestelmä tai terveydenhuollon järjestelmä.
Lomakkeet on suunniteltu hoitoa edeltävään tiedonkeruuseen ja konsultaatioiden tukemiseksi. Jos yrityksesi on terveydenhuollon tarjoaja, sinulla saattaa olla lakisääteinen velvollisuus käyttää erillistä potilastietojärjestelmää. Asiakaslomakkeet eivät korvaa näitä järjestelmiä.
Jos olet epävarma velvollisuuksistasi, varmistathan tämän asiaankuuluvilta viranomaisilta.
Kuka näkee asiakkaan antamat tiedot?
Vain sinä ja tiimisi näette vastaukset
Timman henkilökunta ei näe vastauksia
Muut Timma Pron käyttäjät eivät näe asiakkaan vastauksia, tiedot on kerätty ainoastaan teidän yritykselle.
Onko data turvallista?
Kyllä.
Lomakkeen tiedot tallennetaan turvallisesti ja salattuina.
Vain tiimisi voi käyttää lomakkeiden tietoja Timma Prossa.
Tietojen käsittely noudattaa GDPR-vaatimuksia.
Olet vastuussa, että keräät vain ne tiedot lomakkeilla, joita todella tarvitset.
Voivatko asiakkaat täyttää lomakkeita etukäteen?
Kyllä.
Lomakkeet lähetetään automaattisesti sähköpostitse ennen käyntiä. Asiakkaat voivat täyttää lomakkeen haluamallaan laitteella, esim. puhelimella tai tietokoneella.
Jos lomaketta ei täytetä ennen käyntiä, varaus on edelleen voimassa. Voit pyytää asiakasta täyttämään lomakkeen esim. hänen saapuessaan ajanvaraukselle. Lomakkeen voi uudelleenlähettää asiakaskortin "Lomakkeet" osiosta.
Voiko lomakkeella kerätä suostumuksia?
Kyllä.
Voit sisällyttää ja muokata lomakkeisiin erilaisia suostumus- ja vahvistuskysymyksiä tarpeen mukaan.