Introduktion
Ophævelse af din kontrakt mellem dig og Timma kan ske når som helst, og du har ingen opsigelsesperiode. Der kan dog være nogle ting, du skal tage højde for, når du ophæver kontrakten eller sætter den på pause. Denne artikel vil guide dig igennem alle de nødvendige trin.
Underret Timma
For at opsige din kontrakt med Timma bedes du underrette os via e-mail. Send din opsigelse til kontakt@timma.dk og angiv venligst, hvilken salon du henviser til; dit CVR-nummer, om du er en enkelt bruger eller flere, samt den dato du ønsker din kontrakt opsagt fra. Vi udvikler altid på vores produkt, ydelser og services. Vi vil derfor også sætte pris på din feedback til Timma Pro og høre årsagen til din opsigelse.
Fakturaer
Sørg for at du ikke har nogen ubetalte fakturaer tilbage til Timma. Du kan se status på alle dine fakturaer i Timma Pro.
Gå til Mere --> Timma fakturaer
Dine fakturaer finder du i statuskolonnen:
For at se den pågældende faktura, klik på knappen til højre, som fremhævet på billedet herunder. Du kan også downloade dine Timma-fakturaer via denne knap, hvis du har brug for dem:
Luk onlinebooking og skjul salon fra Markedspladsen
Når du lukker din konto, ønsker du måske at få adgang til den i en periode, efter du er stoppet med at bruge kalenderen. Dette er helt i orden - du skal blot huske at lukke din onlinebooking, så dine kunder ikke bliver forvirrede.
Fjern arbejdstider fra kalenderen
Start med at fjerne dine arbejdstider fra kalenderen.
Gå til Min profil > Arbejdstider
Indstil en ny arbejdstid, hvor alle dage er "lukket". Dette gør du ved at klikke på datoknappen, så den bliver rød. Husk at gemme dine ændringer.
Hvis du har aktiveret automatiske arbejdstider, husk da at deaktivere dem ved at fjerne markeringen i boksen. Husk at gemme dine ændringer.
Sidste trin for at fjerne dine arbejdstider er, at indstille din "nye arbejdstid" bestående af kun lukkedage ved at vælge startdatoen for denne arbejdstid og indstille slutdatoen:
Du kan også manuelt fjerne dine arbejdstider ved at klikke på dagsknappen og gøre den rød:
Skjul medarbejdere fra onlinebooking og Markedspladsen
Næste skridt er at skjule medarbejdere fra onlinebookingen og Markedspladsen. Dette gøres efter den sidste åbne dato i din onlinebooking har passeret. Da vil du/din salon ikke fremgå i nogen af dine tidligere onlinebookingkanaler og skabe forvirring med 'ingen ledige tider'.
Gå til Min profil --> Information --> Skjul fra onlinebooking --> Gem
Afkryds feltet Skjul i onlinebooking og gem dine ændringer.
Når du har gemt vil medarbejderen automatisk blive skjult fra onlinebookingen og Markedspladsen.
Skjul salon fra Markedspladsen
For at skjule salonen fra Markedspladsen:
Gå til Virksomhed --> Markedspladsindstillinger
Sørg for, at fluebenet i feltet Vis salon på markedspladsen er tomt. Husk at gemme dine ændringer.
Din salon er nu skjult fra Markedspladsen!
Data til eksport
Det kan variere, hvad man ønsker at downloade fra Timma, af forskellige årsager. Hvis du fx bruger kalenderen, har du måske et behov for at downloade dit kundekartotek og flytte dine fremtidige bookinger. Hvis du bruger kassen, er det centrale at få downloaded relevante rapporter til regnskabsføring.
a. Kunder
Dine rettigheder til kundekartoteket afhænger af, hvilken rolle der er indstillet for dig på siden "Aftaler og GDPR". Bemærk! Kun brugere på administrator-niveau har ret til at ændre på rettigheder til kundekartoteket.
For at downloade dit kundekartotek skal du gå til Kunder --> Eksportér.
Filen vil være i csv-format og kan kræve, at du har et program, der understøtter dette for at kunne åbne filen.
Hvad kundekartoteket vil indeholde afhænger af dit medarbejderniveau:
For administratorer vil kundekartoteket være det komplette kartotek.
For medarbejdere vil kundekartoteket kun inkludere kunder markeret som "Faste kunder" hos den pågældende medarbejder.
For begrænsede medarbejder og derunder er det ikke muligt at downloade kundekartoteket.
b. Bookinger
Grundet forskellig opsætningsstruktur mellem forskellige systemer, er det teknisk ikke muligt at flytte bookinger automatisk mellem forskellige konti eller systemer. Derfor gøres dette manuelt.
c. Forudbetalinger & Markedsplads
Hvis du bruger Markedspladsen eller sælger gavekort online, skal du også gemme disse rapporter til bogføring.
For rapporter gå til Rapporter > Regnskab. Vælg først den måned, du ønsker rapporten for, fra Månedlige rapporter, og derefter Markedspladsrapport. Du kan derefter vælge, om du vil Åbne, downloade eller e-maile rapporten.
For en rapport om gavekort, gå til Rapporter > Gavekort
Du kan enten vælge en rapport om gavekort fra en bestemt periode (måned/år), eller som standard en rapport over alle gavekortene. Du kan også vælge at skjule brugte gavekort.
Du kan åbne, downloade eller e-maile rapporten i pdf-format. Det er også muligt at printe den direkte i PDF eller downloade den i .csv-format.
Send en besked til dine kunder
Du ønsker måske at informere dine kunder om de ændringer, der sker. Til dette har du nogle praktiske muligheder i Timma Pro. Det næste afsnit vil gennemgå, hvordan du sender en e-mail, SMS eller begge dele til dine kunder.
Du finder disse muligheder under Mere > Marketing
Du kan læse mere om oprettelse af e-mails eller SMS-beskeder, og hvordan du sender dem her
Send besked til dine faste kunder
For at sende beskeder specifikt til kunder, der har booket en tid hos dig, eller til dem, du har markeret som dine faste kunder, skal du oprette en Målgruppe i Marketing.
Navngiv gruppen, så du nemt kan finde den senere
Vælg at begrænse til faste kunder
Vælg hvilken medarbejders faste kunder
I eksemplet nedenfor har vi også valgt at inkludere kunder uden marketingstilladelse, da dette er for at underrette dem om ændringer.
For at afslutte vælg "Opret ny", for at skabe målgruppen.
Hvis du ønsker at sende til alle kunder, skal du blot undlade at vælge 'begræns til stamkunder'.
Timma-hjemmeside
Hvis du har en hjemmeside via Timma, er der nogle ting, du skal overveje, før du lukker kontoen. Hvis du ikke har en hjemmeside via Timma, kan du springe dette afsnit over.
Først skal du beslutte, om du vil beholde web-domænet. Web-domænet er navnet på hjemmesiden.
Som et eksempel er web-domænet for Timma "timma.dk".
Hvis du ønsker at beholde web-domænet, bedes du kontakte vores kundesupport med en beskrivelse af sagen og anmode om overførselsnøglen til domænet.
Hvis du ikke ønsker at beholde domænet, vil domænet blive opretholdt for den resterende tid af den seneste domænebetaling. Denne er et år ad gangen. Når domænebetalingen udløber, vil domænet blive frosset i nogle måneder. I denne periode, vil du stadig kunne fortryde, at du (i hvilken periode du stadig kan forny det, hvis du ønsker det), hvorefter domænet vil blive frigivet og kan købes af enhver.
Salon solgt eller overtaget
Hvis salonen er solgt, og du har en kontrakt, der også inkluderer, at Timma-kontoen skal overtages af den nye ejer, bør du opdatere nogle oplysninger for kontoen.
De nye ejere og administratorer bør oprettes af salonens afgående administrator. Den afgående administrator vil derefter blive slettet af den nye ejer eller af Timmas support. Den afgående administrator bør anmode om at blive fjernet af vores support.
Den nye ejer af virksomheden bør kontrollere, at oplysningerne på virksomhedssiden er korrekte, og at faktureringsoplysningerne er opdaterede. Oplysningerne for kontrakterne skal også opdateres under Virksomhed > Aftaler og GDPR.
De gamle rapporter vil stadig være synlige i Timma Pro. I nogle tilfælde kan det være en god idé at registrere en ny kalender for virksomheden.