Hurtige trin til hvordan du bruger kalenderen
De vigtigste dele af kalenderen er som følger:
Oprettelse af en booking: Klik på kalenderen, hvor du ønsker at booke (vælg ydelse i det vindue, der åbner), eller træk en ydelse fra hurtigmenuen, du ser ude til venstre for kalenderen. Tilføj en kunde, eller tryk blot på gem for at tilføje bookingen.
Ændring af en booking: For at ændre ydelse skal du åbne bookingen og vælge ydelsen fra listen. For at flytte bookingen kan du enten åbne bookingen og ændre dato, tid eller medarbejder. Alternativt kan du trække bookingen til det sted, du ønsker. Til sidst kan du også bruge Flyt-knappen i bookingvinduet (booking flyttes til toppen af Hurtigmenuen)
Modtag betaling: Åbn en booking og vælg Til kassen, eller gå gennem Kasseapparat-knappen oppe til højre og vælg Checkout med kunde eller Til kassen.
Kalenderen i dybden
At foretage en booking
Der er flere måder at foretage en booking på. Nedenfor er en trin-for-trin guide:
I kalenderen skal du klikke på det tidspunkt, du ønsker, eller trække ydelsen fra hurtigmenuen ude til venstre til den ønskede tid og dato.
Et bookingvindue vil åbne. Sørg for, at dato, tid og ydelse er korrekt. Ellers kan du bruge pileknapperne til at ændre disse. Se næste afsnit om de forskellige knapper til info om bookinger.
Skriv navn/e-mail/nummer, eller vælg fra listen, hvis det er en eksisterende kunde.
For eksisterende kunder kan du se Sidste booking, og åbne kundekortet med "I"-knappen.
For eventuelle oplysninger, du ønsker at specificere angående denne booking, kan du skrive i Yderligere info-boksen.
Bookingoplysninger
I bookinginfo-vinduet kan du gøre følgende:
Ændre dato og tid for en booking
Ændre ydelse(r) for en booking
Tilføj eller fjern ekstra ydelser
Skift medarbejder
Vælg en ressource
Tilføj ventetid til bookingen
Lav bookingen til en kombi-booking
Kundeinformation
For at vælge en kunde kan du enten søge kunden frem via navn, e-mail eller nummer, hvis kunden allerede er registreret.
💡 Bemærk! Hvis du ønsker at tilføje en ny kunde til dit kundekartotek, skal du mindst inkludere et navn og en e-mail eller et telefonnummer. Hvis du kun tilføjer et navn, vil kunden ikke blive registreret.
E-mail marketing og SMS marketing tilladelse bestemmer, om kunden vil blive tilsendt nyhedsbreve og andet marketing fra din salon:
Ved at vælge Stamkunde
vil kunden blive markeret som en stamkunde for den Medarbejder, som bookingen aktuelt er hos (vises med et hjerte i kalenderen):
Ventetid
Du kan indstille ventetid for en ydelse ved at bruge knappen "Tilføj ventetid". Dette vil skabe et hul i bookingen, hvor du eller dine kunder kan booke andre bookinger eller ydelser ind. Du vælger, hvornår ventetiden starter, og hvor længe den varer med Ventetid Start og Ventetid.
For permanent at have ventetid indstillet på en specifik ydelse - se hjælpeartiklen for Ydelser.
Kombi-booking
En kombi-booking er en booking med to eller flere ydelser. Disse ydelser kan bookes til én medarbejder eller flere forskellige medarbejdere.
Sådan aktiverer du kombi-booking:
Gå til Virksomhed > Indstillinger for onlinebooking og vælg både "Aktivér flerydelsesbooking i kalender" og "Aktivér multibooking i Onlinebooking ". Husk at klikke på Gem.
Du kan også aktivere kombi-bookingfunktionen i kalenderen, hvis du ønsker det.
For at foretage en kombi-booking skal du starte med at foretage en normal booking og derefter vælge knappen Kombi-booking+ .
Efter at have valgt kombi-booking får du en liste over alle dine ydelser, og kan nu vælge den næste ydelse, du ønsker at tilføje bookingen:
3. Efter at have valgt en anden ydelse, skal du vælge, hvilken medarbejder bookingen skal gå til. Du kan booke kombi-bookingen for den samme medarbejder eller en anden medarbejder.
4. For at fjerne eller ændre i en kombi-booking skal du først vælge den booking, du ønsker at ændre og derefter enten ændre datoen, tidspunktet eller ydelsen som normalt, eller for at fjerne bookingen tryk på det røde kryds:
5. En kombi-booking vil blive markeret med en linje i samme farve på højre side af bookingen. Hvis alle ydelser er på samme medarbejder, kan du flytte bookingen som normalt, men hvis ydelserne foretages af forskellige medarbejdere, skal de flyttes separat. Nedenfor er vist et eksempel på en kombi-booking for en enkelt medarbejder og for to forskellige medarbejdere:
6. Kombi-bookinger er som standard forbundne. Hvis du ønsker en pause mellem hver ydelse, kan du gøre dette ved at trykke på hængelås-symbolet 🔒. Dette vil ophæve forbindelsen, og du kan flytte bookingen ved at ændre tiden i bookingvinduet🔓 . Du kan derefter også flytte bookingen i den normale kalendervisning som to separate bookinger, men du skal først afbryde forbindelsen i bookingvinduet for at gøre dette.
Kombi-bookinger, der er på forskellige medarbejdere, fungerer som normale bookinger, når det kommer til at flytte rundt på bookingen.
Billedet nedenfor viser en ulåst kombi-booking:
7. Når en kombi-booking har ydelser booket til forskellige medarbejdere i kalenderen, vil disse ydelser automatisk blive tildelt den pågældende medarbejder i kassen, når bookingen føres til betaling, som vist nedenfor.
Betalinger
Der er to måder at foretage en betaling i kalenderen på:
Gennem en booking (Åbn en booking og vælg Til kassen).
Gennem kassen (Åbn kassen og vælg Checkout med kunde eller Til kassen).
For mere information om kassen kan du læse denne artikel.
Gentagne begivenheder
Knappen til gentagne begivenheder er nyttig, hvis du har en begivenhed i din kalender, der altid er på samme tidspunkt på samme dag. For eksempel frokost.
For at gentage en begivenhed skal du vælge knappen Gentag eller tilføj til andre.
Du kan derefter gentage begivenheden i så mange uger, du ønsker, vælge hvilke dage den skal gentages på, og om du også vil tilføje den til andre Medarbejdere.
Bloker tid
For at blokere et tidspunkt i din kalender skal du blot placere en booking på det ønskede tidspunkt. Vi anbefaler at bruge ydelsen "Personligt fravær" fra kategorien Egen tid
, eller oprette din egen i denne kategori, da brug af normale ydelser vil påvirke din arbejdstidsstatistik.
Ændring af farver i kalenderen
Du kan ændre farven i kalenderen, så der enten er en farve for hver ydelse, eller farverne tages fra medarbejderens profil.
For farve efter ydelse, sørg for at Virksomhed - Onlinebooking indstillinger - Ydelser definerer farver i kalender er aktiv. Derefter kan du ændre farve i Ydelser. Læs mere om ydelser her.
For farver baseret på bruger kan du vælge farve under Min profil - Yderligere indstillinger.
Læs mere om ændring af farver her.
Symboler for booking
Der er en række symboler, der kan være knyttet til en booking for at give dig et hurtigt overblik over en booking.
⭐️ Stjerne - Denne booking er en onlinebooking
💜 Hjerte - Den bookede kunde er en stamkunde hos medarbejderen
🛏 Seng - Denne booking anvender en ressource
€ Euro - Denne booking er betalt
↔️ Pile - Denne booking blev foretaget med valgmuligheden "enhver"
➕ Plustegn - Denne booking har yderligere ydelser
💬 Taleboble - Der er yderligere information
🏷 Prisskilt - Denne booking er foretaget fra Markedspladsen (App'en)
Bemærk! Prisskiltet betyder ikke, at bookingen er betalt på forhånd. Dette viser heller ikke fakturerede provisioner.
Kalenderknapper
Der er en række knapper i øverste højre hjørne af kalenderen, som du kan bruge til forskellige funktioner.
Tilføj / fjern dag. Du kan bruge disse knapper til at tilføje eller fjerne arbejdstider på en specifik dag. Vi anbefaler, at du bruger Min profil - Arbejdstider, hvis du ønsker at tilføje flere dage.
Kasse (Genvejstast F6). Denne knap vil åbne et vindue med alle kasserne i salonen.
Ressourcer. Brug denne knap til at vælge en specifik ressource for at fremhæve den i kalenderen.
Historik. Denne knap giver dig mulighed for at se alle ændringer foretaget i kalenderen. For mere om historik se nedenfor.
Indstillinger. Forskellige indstillinger for det visuelle udseende af kalenderen og hvor meget den viser. For mere om indstillinger se afsnittet nedenfor.
Hjælp. Links til hjælpeartikler, der særligt handler om funktioner i kalenderen.
Historik
Gennem historikknappen kan du se alle ændringer foretaget i kalenderen. Der er en række filtre, du måske vil bruge for lettere at finde det, du leder efter.
Alle medarbejdere - Brug dette filter, hvis du kun ønsker at se ændringer foretaget af en bestemt medarbejder.
Alle tidligere medarbejdere - Er det samme som alle medarbejdere, bortset fra at det også inkluderer medarbejdere, der er blevet fjernet.
Alle transaktioner - Fra denne liste kan du filtrere efter en specifik handling. Disse er som følger:
Ændring af starttidspunkt for arbejdstid - Viser, om starten af arbejdstiden for en specifik dag er blevet ændret.
Ændring af arbejdstidens sluttidspunkt - Viser, om arbejdstidens afslutning for en specifik dag er blevet ændret.
Booking flyttet - Viser, om en booking er blevet flyttet. Bemærk! En booking kan kun flyttes i salonen, kunder kan aldrig flytte en booking, kun annullere den (forudsat at denne funktion er aktiveret).
Booking slettet - Viser bookinger, der er blevet slettet i salonen.
Kundens online aflysning - Viser bookinger, der er blevet annulleret af kunden.
Tip:
Du kan bruge søgefeltet til at lede efter en specifik kunde eller medarbejder
Brug de daglige, ugentlige eller månedlige visninger, samt pilene, eller vælg simpelthen en start- og slutdato, for hurtigt at finde den tidsperiode, du leder efter.
Du kan sortere tabellen ved at klikke på et af filtrene øverst (Tidspunkt for ændring, Begivenhed, Medarbejder, Kundens navn osv.). På denne måde kan du sortere i alfabetisk rækkefølge eller i kronologisk rækkefølge.
Kalenderindstillinger
Kalendervinduet for indstillinger indeholder følgende indstillinger:
Kalender zoom
Du kan vælge mellem Lille, medium eller stor zoom i kalendervisningen. Du kan vælge mellem 30, 20, 15 og 10 minutters intervaller som vist nedenfor. For at ændre intervallet til under 15 minutter skal du først ændre intervallerne i Virksomhed - Indstillinger for onlinebooking.
Bemærk at 30, 20 og 10 minutters intervaller ser ens ud, men ændrer det korteste tidsinterval for en booking man kan have i kalenderen.
Angiv starttidspunkt for kalendervisningen
Denne indstilling bestemmer, hvad der er det første synlige tidspunkt i kalenderen.
Angiv sluttidspunkt for kalendervisningen
Denne indstilling bestemmer, hvad der er det sidste synlige tidspunkt i kalenderen.
💡 Bemærk! Dine arbejdstider kan variere fra de første/sidste synlige tider i kalenderen, og vil derfor muligvis ikke være synlige. Derfor anbefaler vi, at du indstiller starttidspunktet til en time før din tidligste start på dagen, og sluttidspunktet til en time efter din længste dag.
Indstil mørkhedsniveauet for kalendergitteret
Du kan bruge denne indstilling til at ændre mørkheden og kontrasten på dagene i kalenderen. Nedenfor ses de tre forskellige alternativer fra venstre mod højre: standard, mørk og høj kontrast.
Yderligere indstillinger
Vis weekender i kalenderen - Ændre om lørdag og søndag vises i de ugentlige og månedlige visninger.
Fremhæv åbningstider - Bestemmer om kalenderen viser en mørk baggrund eller en lys baggrund i arbejdstimerne.
Aktivér gentagne bookinger - Ændre om gentagelsesknappen er tilgængelig, når du tilføjer en booking til kalenderen.
Vis overlappende reservationer side om side i kalenderen - Vist nedenfor med overlappende bookinger side om side.
Hurtigmenu
Hurtigmenuen er træk og slip listen over ydelser til højre for kalenderen. Denne menu kan bruges til at indstille dine mest brugte ydelser for nemt at kunne lave en booking ved at trække og slippe.
💡 Bemærk! Når du trækker en service fra hurtigmenuen, vil den vise varigheden som den, der er indstillet i Prislisten, men ydelsen vil ændre varighed til det, der er indstillet for medarbejderen (hvis det er forskelligt), efter hvem den er placeret hos i kalenderen.
For at ændre hurtigmenuen skal du vælge Rediger-knappen øverst til venstre for kalenderen. Dette vil åbne Hurtigmenuen.
💡 Bemærk! Det maksimale antal ydelser i Hurtigmenuen er 24, så du skal muligvis fjerne en ydelse, hvis du ønsker at tilføje en anden.
For at tilføje eller fjerne en service fra menuen - Klik på afkrydsningsfeltet. Et blåt flueben indikerer, at servicen vises i hurtigmenuen. Husk at gemme din ændring med gem-ikonet på samme række (se pilene på billedet ovenfor).
Træk & Slip-navn - Bestemmer hvilket navn der vises i menuen. Der tillades maksimalt 14 tegn til dette. Husk at gemme din ændring med gem-ikonet på samme række.
Pile - Pilene kan bruges til at ændre rækkefølgen, hvori ydelser vises i Hurtigmenuen. Disse ændringer gemmes automatisk.