Kliendiankeedid aitavad koguda klientidelt enne nende külastust olulist
teavet. Nii on sul vajalik info olemas, et külastuseks valmistuda ja
teenust sujuvalt pakkuda.
Kliendiankeedid on Timma Pro lisafunktsioon. Saad ankeete vabalt oma
vajaduste järgi muuta ja kohandada ning arveldamine algab alles siis,
kui hakkad ankeete klientidele saatma.
Seadista kliendiankeedid 3 sammuga
1. Vali mall
Alustamiseks vali sobiv ankeedimall.
2. Muuda ja vaata üle
Vajaduse korral muuda ankeedi küsimusi ja jaotisi vastavalt oma soovile.
Eelvaate abil saad vaadata, milline ankeet kliendi jaoks välja näeb.
3. Seadista saatmine ja alusta ankeedi saatmist
Vali, kui sageli ankeet saadetakse, ühenda see oma teenustega ja alusta
saatmist.
Mis on kliendiankeedid?
Kliendiankeedid on digitaalsed ankeedid, millega saad enne kliendi külastust
koguda olulist teavet. Ankeedid saadetakse automaatselt e-posti teel ning
kliendid saavad enne külastust sisestada näiteks tervisega seotud
andmeid, vastata teenusega seotud küsimustele ja anda nõusolekuid.
Ankeedid saadetakse alati e-posti teel.
Kui klient ei täida ankeedi enne külastust:
broneering jääb kehtima;
klient saab endiselt broneeritud ajale tulla;
kui ankeet ei ole enne külastust täidetud, saadetakse automaatne
meeldetuletus e-posti teel;ankeedi saad kliendile uuesti saata ka tema kliendikaardi vahekaardilt
Ankeedid.
Ankeedi seadistamine
Alustamiseks mine Veel > Kliendi ankeedid.
Näed valmis ankeedimallide loendit.
Saad:
kasutada malli sellisel kujul nagu see on;
muuta seda vastavalt oma vajadustele.
Malli vaatamiseks ja kohandamiseks vali selle kõrval Muuda.
Ankeedi olek ja navigeerimine
Igal ankeedil on navigeerimismenüü järgmiste jaotistega:
Ankeet 🔴 Ei saadeta
Ankeet ei ole ühegi teenusega ühendatud ja seda klientidele ei saadeta.
Eelvaade
Vaata, milline ankeet klientide jaoks välja näeb. Eelvaadet saad kasutada
igal ajal.
Ankeedi sisu
Muuda klientidele kuvatavaid küsimusi ja tekste.
Saatmise seaded
Vali, millal ankeet saadetakse ja milliste teenustega see on seotud.
Kui oled ankeedi saatmise käivitanud, muutub olekuks 🟢 Saadetakse
automaatselt.
Ankeedi sisu muutmine
Ankeedi muutmiseks ava vahekaart Ankeedi sisu.
Ainult jaotis Miks me seda teavet kogume peab olema nähtav. Kõik
teised jaotised saab vajaduse korral peita.
Miks me seda teavet kogume
Selles jaotises selgitatakse, miks palud klientidel ankeedi täita.
Mall sisaldab näidisteksti, mida saad vabalt muuta. Selles jaotises on
klientidele alati nähtav link sinu privaatsuspoliitikale. Nagu eespool
mainitud, ei saa seda jaotist peita.
Kontaktandmed
Vali, millised kontaktandmed peab klient ankeedi täites sisestama. Nimi on
alati kohustuslik.
Teenuse ülevaade
Kasuta seda jaotist selleks, et:
kirjeldada teenust;
selgitada vastunäidustusi;
jagada juhiseid enne või pärast teenust.
Tervisedeklaratsioon
See jaotis sisaldab küsimusi, millele klient peab vastama.
Kõik ankeedis olevad küsimused on kohustuslikud.
Küsi ainult seda teavet, mida sul tegelikult vaja on.
Küsimusi on kahte tüüpi:
Avatud küsimused
Klient saab vastata vabas ankeedis tekstiga.
Hoia küsimused selged ja lühikesed, et klient teaks, kuidas vastata.
Jah/ei küsimused
Klient valib „Jah“ või „Ei“.
Kui klient valib „Jah“, ilmub lisateabe sisestamiseks valikuline
tekstiväli.
Saad:
muuta küsimuste järjekorda noolenuppude abil;
peita küsimused, mida sul vaja ei ole.
Uute küsimuste lisamiseks tee jaotise allosas olev peidetud küsimus
nähtavaks ning muuda selle teksti või küsimuse tüüpi.
Nõusolek pildistamiseks
Küsi kliendilt nõusolekut fotode tegemiseks dokumenteerimise või
turunduse eesmärgil.
Nõusolek
Selles jaotises palutakse kliendil ankeedis esitatud teabe põhjal teenus
kinnitada ja anda selleks nõusolek. Teksti saad vabalt muuta.
Saatmise seadistamine
Kui ankeedi sisu on valmis, ava vahekaart Saatmise seaded.
Vali, kui sageli ankeet saadetakse
Saad valida ühe järgmistest võimalustest:
Esimesel broneeringul, korda kord aastas
Ankeet saadetakse esimesel korral, kui klient broneerib valitud teenuse.
Kui viimasest ankeedi täitmisest on möödunud üle 12 kuu, saadetakse ankeet
kliendile uuesti.
See valik sobib hästi juhul, kui kogutav teave muutub harva.
Iga broneeringu korral
Ankeet saadetakse iga kord, kui klient valitud teenuse broneerib.
See valik sobib hästi juhul, kui vajad alati ajakohast teavet.
Vali teenused
Vajuta Vali teenused, et valida teenused, millele ankeet rakendub.
Oluline:
ühe teenusega saab olla seotud ainult üks ankeet;
ühe ankeedi saab saata mitme teenuse puhul;
ankeedid töötavad ka mitme teenuse korraga broneerimisel. Kui klient
broneerib kaks teenust, mille jaoks on vaja eraldi ankeete, näiteks
süvahoolduse näohoolduse ja massaaži, saab klient täitmiseks kaks
ankeedi: näohoolduse ankeedi ja massaažiankeedi.
Ära unusta vajutada Salvesta muudatused.
Millal ankeedid saadetakse?
Ankeetide saatmise ajastus on fikseeritud ja seda ei saa muuta.
Kui broneeringu alguseni on rohkem kui 1 nädal
→ Ankeet saadetakse 1 nädal enne broneeringut.
Näiteks kui klient broneerib hoolduse nelja nädala pärast, saab ta ankeedi
üks nädal enne broneeringu aega.
Kui broneeringu alguseni on vähem kui 1 nädal
→ Ankeet saadetakse 15 minutit pärast broneeringu tegemist.
Kui klient ei ole ankeedi 24 tundi enne broneeringu algust täitnud,
saadetakse talle automaatne meeldetuletus e-posti teel.
Ankeedi saatmise alustamine
Ankeedi saatmise alustamiseks vajuta lehe ülaosas oleval ribal Alusta
saatmist.
Vaata seaded üle ja kinnita, vajutades Jah, alusta saatmist.
Nüüd saadetakse ankeet automaatselt e-posti teel, kui klient broneerib
mõne valitud teenuse.
Pane tähele! Ankeedi ei saadeta klientidele, kellel on kalendris juba
olemasolev broneering. Ankeedid saadetakse ainult nende broneeringute
puhul, mis luuakse pärast ankeedi saatmise käivitamist.
Nüüd näed, et ankeedi olek on muutunud olekust „Ei saadeta“ olekuks →
„Saadetakse automaatselt“.
Täidetud ankeetide vaatamine ja ankeeditoimingute haldamine
Ankeedi olekut ja vastuseid saad vaadata ning ankeediga seotud toiminguid
hallata kahes kohas.
Kalendris
Ava kalendrist broneering, et näha:
kas ankeet on täidetud või mitte;
🟡 Täitmata või 🟢 Täidetud
kliendi vastuseid, kui ankeet on täidetud.
Täidetud ankeedi vaatamiseks vajuta broneeringuaknas ankeedile.
Kliendi lehel
Mine kliendi lehel vahekaardile Kliendi leht > Ankeedid, et näha:
kõiki kliendile saadetud ja tema poolt täidetud ankeete;
kliendile varem saadetud ankeete.
Ankeedid on nähtavad kõigile meeskonnaliikmetele.
Ankeedi käsitsi kliendile saatmine
Kui ankeedi seadeks on valitud „Esimesel broneeringul, korda kord
aastas“, täidab klient ankeedi kord 12 kuu jooksul. Mõnikord võib sul
olla vaja uuendatud teavet varem, kuigi klient on ankeedi juba täitnud –
näiteks kui tema andmed on muutunud või vajad konkreetse külastuse jaoks
värsket teavet. Sellisel juhul saad kliendile uue ankeedi käsitsi saata.
Kuidas ankeedi käsitsi saata
Ava tulevane broneering, mille kohta soovid uut teavet koguda.
Ava juba täidetud ankeet.
Keri ankeedi eelvaate lõppu.
Vali „Saada ankeet uuesti“.
Klient saab ankeedi uusima versiooni kõige varem üks nädal enne
broneeringut.
Hea teada
See valik on saadaval ainult nende broneeringute puhul, mille seotud
teenusel on ankeet seadistusega „Esimesel broneeringul, korda kord
aastas“ ning kliendil on juba kehtiv täidetud ankeet.
Ankeetide haldamine kliendi lehel
Klõpsa vahekaardil Ankeedid ankeedi kõrval oleval ⋯ (kolme punkti)
menüül, et kasutada lisatoiminguid:
Prindi
Prindib ankeedi.Kui ankeet on täidetud, prinditakse täidetud ankeet.
Kui ankeet ei ole täidetud, prinditakse tühi ankeet.
Seda võimalust saad kasutada ka ankeedi PDF-ina salvestamiseks,
näiteks kui soovid selle kliendile saata.
Vaata broneeringut
Avab broneeringu, millega ankeet on seotud.Kustuta ankeet
Kustutab ankeedi.Saada kliendile uuesti (saadaval ainult juhul, kui ankeet ei ole
täidetud)
Saadab kliendile kohe uue kutse e-posti teel.
Juba automaatselt saadetava ankeedi muutmine
Kui muudad ankeedi, mille olek on juba „Saadetakse automaatselt“:
muudatused rakenduvad ankeedile kohe;
juba saadetud, kuid veel täitmata ankeedid uuenevad;
juba täidetud ankeedid ei muutu.
Ankeedi vaikemalli taastamine
Vahekaardi Saatmise seaded allosas saad taastada ankeedi vaikemalli.
Kõik sinu tehtud kohandused ankeedi sisus eemaldatakse ja asendatakse
algse malli tekstidega.
Korduma kippuvad küsimused kliendi ankeetide kohta
Milleks kliendi ankeete kasutatakse?
Kliendi ankeedid aitavad koguda klientidelt enne nende külastust olulist
teavet.
Ankeete saad kasutada selleks, et:
jagada teenusega seotud teavet juba enne külastust;
koguda kliendi eelistusi ja asjakohaseid terviseandmeid;
valmistuda külastuseks paremini;
säästa külastuse ajal aega.
Kliendiankeedid on loodud paberankeetide ja käsitsi täidetavate
teenuse-eelsete küsimustike asendamiseks.
Kas kliendi ankeedid on meditsiiniline haiguslugu või patsiendiandmete süsteem?
Ei.
Kliendiankeedid ei ole meditsiiniline haiguslugu ega patsiendiandmete
süsteem. Need on mõeldud teenuse-eelse teabe kogumiseks ja
konsultatsiooni toetamiseks.
Kui sinu ettevõte tegutseb reguleeritud tervishoiuteenuse osutajana,
võib seadus nõuda spetsiaalse patsiendiandmete süsteemi kasutamist.
Kliendiankeedid selliseid süsteeme ei asenda.
Kui sa ei ole oma kohustustes kindel, küsi nõu kohalikult pädevalt
asutuselt või õigusnõustajalt.
Kes näeb teavet, mille klient ankeedi kaudu esitab?
Timma Pros näed ankeedi vastuseid ainult sina ja sinu meeskond.
Ankeedi vastused on nähtavad ainult sinu Timma Pro kontol.
Klient jagab teavet otse sinu ettevõttega.
Timma töötajad ei näe ankeetide vastuseid ega pääse neile ligi.
Kas andmed on turvalised?
Jah.
Kliendiankeetide puhul järgitakse tugevaid turbe- ja
privaatsuspõhimõtteid:
ankeediandmeid hoitakse turvaliselt ja krüpteeritult;
teabele pääseb Timma Pros ligi ainult sinu meeskond;
andmete töötlemisel järgitakse GDPR-i nõudeid.
Sina vastutad selle eest, et koguksid ainult teavet, mida sul tegelikult
vaja on.
Kas kliendid saavad ankeedi täita enne broneeritud aega?
Jah.
Ankeedid saadetakse enne külastust automaatselt e-posti teel. Klient saab
need eelnevalt täita endale sobivas seadmes, näiteks telefonis või
sülearvutis.
Kui ankeet ei ole enne külastust täidetud, jääb broneering siiski kehtima.
Võid paluda kliendil ankeedi täita, saates selle talle uuesti, näiteks
siis, kui ta saabub broneeritud ajale. Ankeedi saad uuesti saata kliendi
Kliendikaart > Ankeedid > „...” > Saada kliendile uuesti kaudu.
Kas kliendiankeetidega saab koguda klientide nõusolekuid?
Jah.
Ankeetidesse saad lisada nõusoleku jaotisi, lahtiütlusi ja
kinnitusküsimusi. Ankeedimalle saad muuta vastavalt oma vajadustele.