Kundeformularer hjælper dig med at indsamle vigtig information fra kunderne, inden de kommer. Det giver dig de oplysninger, du har brug for, for at kunne yde den bedste behandling til dine kunder.

Kundeformularer er en tilføjelsesfunktion i Timma Pro. Du kan frit redigere og tilpasse dem, som du ønsker, og fakturering starter først, når du begynder at sende formularerne til dine kunder.

Vælg en passende formularskabelon for at komme i gang.

Rediger spørgsmålene og sektionerne i formularen efter behov. Du kan se, hvordan formularen vil se ud for dine kunder, ved at forhåndsvise den.

Vælg, hvor ofte formularen skal sendes, tilknyt den til dine ydelser, og begynd at sende den.

Kundeformularer er digitale formularer, der bruges til at indsamle vigtig information fra dine kunder, inden de kommer. Formularerne sendes automatisk via e-mail, og kunderne kan udfylde oplysninger om sundhedsdata, spørgsmål relateret til ydelsen og samtykkeerklæring inden deres besøg.

Formularer sendes altid via e-mail.

Hvis en kunde ikke udfylder formularen inden besøget:

For at komme i gang skal du gå til Mere > Kundeformularer.

Du vil se en liste over standard formularskabeloner.

Du kan:

Vælg Rediger ved siden af en skabelon for at se og tilpasse den.

Hver formular har en menu med disse faner:

Formularen er ikke tilknyttet nogen ydelser og sendes ikke til kunder.

Se, hvordan formularen ser ud for kunderne. Du kan forhåndsvise den når som helst.

Rediger spørgsmålene og teksterne, der vises for kunderne.

Vælg, hvornår formularen sendes, og hvilke ydelser den er tilknyttet.

Når du begynder at sende formularen, ændres status til 🟢 Sendes automatisk.

Åbn fanen Formularindhold for at redigere formularen.

Kun sektionen 'Hvorfor indsamler vi disse oplysninger?' skal være synlig. Alle andre sektioner kan skjules, hvis de ikke er nødvendige.

This section explains why you ask customers to fill in the form.

Denne sektion forklarer, hvorfor du beder kunderne om at udfylde formularen.

Der er en skabelontekst, som du frit kan redigere. I denne sektion vil et link til din Privatlivspolitik altid være synligt for kunderne. Som nævnt kan denne sektion ikke skjules.

Vælg, hvilke kontaktoplysninger kunden skal oplyse, når formularen udfyldes. Navn er altid obligatorisk.

Brug denne sektion til at:

Denne sektion indeholder de spørgsmål, kunderne skal besvare.

Der er to typer spørgsmål:

Kunderne kan skrive et frit tekstsvar.
Hold spørgsmålene korte og klare, så kunderne ved, hvordan de skal svare.

Kunderne vælger Ja eller Nej.
Hvis de vælger Ja, vises et valgfrit tekstfelt til yderligere oplysninger.

Du kan:

Bed om kundens samtykke til at tage billeder til dokumentation eller markedsføring.

I denne sektion bekræfter kunden og giver samtykke til ydelsen på baggrund af de oplysninger, der er angivet i formularen. Du kan redigere teksten frit.

Når formularens indhold er klar, skal du åbne fanen Afsendelsesindstillinger.

Du kan vælge én af disse muligheder:

Formularen sendes første gang kunden booker den valgte ydelse.
Hvis der er gået mere end 12 måneder siden sidste gang kunden udfyldte en formular, sendes den igen.
Denne mulighed passer godt, når oplysningerne ændrer sig langsomt.

Formularen sendes hver gang kunden booker den valgte ydelse.
Denne mulighed passer godt, når du altid har brug for opdaterede oplysninger.

Klik på Vælg ydelser for at vælge, hvilke ydelser formularen skal gælde for.

Vigtigt:

Husk at gemme ændringer.

Tiden for afsendelse af formularer er fast og kan ikke ændres.

Hvis bookingen starter om mere end 1 uge

→ Formularen sendes 1 uge før bookingen.
For eksempel: Hvis kunden booker en behandling 4 uger frem i tiden, modtager de formularen 1 uge før aftaletidspunktet.

Hvis bookingen starter om mindre end 1 uge
→ Formularen sendes 15 minutter efter, at bookingen er oprettet.

Hvis kunden ikke har udfyldt formularen 24 timer før bookingens start, sendes der automatisk en påmindelses-e-mail.

For at begynde at sende formularen skal du klikke på Begynd at sende i banneret øverst på siden.

Gennemse indstillingerne, og bekræft ved at klikke på Ja, start med at sende.

Formularen vil nu automatisk blive sendt via e-mail, når kunder booker de valgte ydelser.

Bemærk: Formularen sendes ikke til kunder, der allerede har eksisterende bookinger i din kalender. Formularer sendes kun til bookinger, der oprettes efter, at du begyndte at sende formularen.

Du kan nu se, at status på formularen er ændret fra “Sendes ikke” til “Sender automatisk”.

Du kan se formularstatus, svar og administrere formularhandlinger på to steder:

Åbn en booking fra kalenderen for at se:

Klik på formularen i bookingvinduet for at se den udfyldte formular.

På kundens side
​

Gå til kundens profil > Formularer for at se:

Formularer er synlige for alle medarbejdere.

På fanen Formularer kan du klikke på ⋯ (tre prikker) ved siden af en formular for at administrere ekstra handlinger:

Hvis du redigerer en formular, der allerede har status “Sendes automatisk”:

Nederst på fanen Afsendelsesindstillinger kan du nulstille formularen til standardskabelonen.
Alle dine egne ændringer i formularindholdet vil blive fjernet og erstattet med de oprindelige skabelontekster.

Kundeformularer hjælper dig med at indsamle vigtig information fra kunder, inden de kommer.

Du kan bruge formularer til at:

Kundeformularer er designet til at erstatte papirformularer og manuelle behandlingsskemaer.

Nej.

Kundeformularer er ikke et journalsystem eller patientregister. De er designet til forbehandlingsinformation og konsultationsstøtte.

Hvis din virksomhed er reguleret som sundhedsudbyder, kan du lovligt være forpligtet til at bruge et dedikeret patientregister. Kundeformularer erstatter ikke disse systemer.

Hvis du er i tvivl om dine forpligtelser, tjek med din lokale myndighed eller juridiske rådgiver.

Kun du og dit team kan se svarene i Timma Pro.

Ja.

Kundeformularer følger stærke sikkerheds- og privatlivspraksisser:

Ja.

Formularer sendes automatisk via e-mail inden besøget. Kunder kan udfylde dem på forhånd på deres foretrukne enhed, fx telefon eller computer.

Hvis formularen ikke er udfyldt inden besøget, er bookingen stadig gyldig. Du kan bede kunden om at udfylde formularen ved at gensende den, fx når de møder op til deres aftale. Formularen kan gensendes via kundens Kundeprofil > Formularer > “⋯” > Gensend til kunde.

Ja.

Du kan inkludere samtykkesektioner, ansvarsfraskrivelser og bekræftelsesspørgsmål i dine formularer. Du kan redigere formularskabelonerne, så de passer til dine behov.